Rà lỗi hình thức là việc AI làm tốt nhất trong nghề luật: kiểm đánh số liền mạch, dẫn chiếu chéo trỏ đúng điều, tên các bên và thuật ngữ thống nhất, định nghĩa được dùng đúng, số tiền bằng số khớp bằng chữ. Điều kiện là bắt AI chỉ liệt kê lỗi kèm vị trí, không tự sửa văn bản, và người làm luật duyệt từng điểm.
Lỗi hình thức nghe như chuyện nhỏ, nhưng trong văn bản pháp lý nó có thể thành tranh chấp. Bài này nêu các loại lỗi AI bắt tốt, quy trình rà từng loại một, những chỗ AI rà kém, và lý do không bao giờ để công cụ tự sửa trực tiếp vào bản đang làm.
Lỗi hình thức không phải lỗi nhỏ
Một hợp đồng sau ba vòng đàm phán thường đã bị thêm, bớt, đảo vài điều. Điều 9 cũ thành Điều 10, nhưng câu "theo quy định tại Điều 9" ở phần phạt vi phạm vẫn giữ nguyên. Bây giờ nghĩa vụ phạt trỏ sang một điều hoàn toàn khác. Khi có tranh chấp, bên bất lợi sẽ dùng chính chỗ này để lập luận rằng điều khoản phạt không rõ ràng.
Những lỗi tương tự: định nghĩa "Hàng hoá" viết hoa ở đầu hợp đồng nhưng giữa chừng lại dùng "sản phẩm" cho cùng đối tượng, tạo câu hỏi liệu hai từ có cùng nghĩa không. Tên một bên viết đầy đủ ở phần đầu, viết tắt khác nhau ở các phụ lục. Số tiền bằng số và bằng chữ không khớp. Phụ lục được nhắc tới trong thân hợp đồng nhưng không có trong bộ hồ sơ.
Mắt người rất dễ bỏ qua các lỗi này, nhất là khi người rà đã đọc văn bản nhiều lần trong quá trình đàm phán và nhìn thấy điều mình biết là đúng. Máy không có trí nhớ về các phiên bản trước nên đọc văn bản như lần đầu, và không mỏi khi đối chiếu hàng chục dẫn chiếu. Đây là chỗ AI tiết kiệm thời gian thật mà rủi ro thấp, vì mọi phát hiện đều kiểm được ngay trên văn bản.
Các loại lỗi hình thức và câu lệnh gợi ý
Bảng dưới liệt kê các loại lỗi nên rà, ví dụ giả định và câu lệnh gợi ý. Rà từng loại một cho kết quả đầy đủ hơn gộp tất cả vào một câu lệnh.
| Loại lỗi | Ví dụ giả định | Câu lệnh gợi ý |
|---|---|---|
| Đánh số | Có Điều 5 rồi nhảy sang Điều 7; hai khoản cùng số 3 | "Liệt kê mọi chỗ đánh số điều, khoản, điểm không liền mạch hoặc bị trùng." |
| Dẫn chiếu chéo | "Theo Điều 9" nhưng Điều 9 nói về chuyện khác | "Với mỗi câu dẫn chiếu sang điều, khoản khác, kiểm điều được dẫn có nói đúng nội dung được nhắc không." |
| Định nghĩa | Định nghĩa "Ngày làm việc" nhưng không dùng; dùng "Bên Bán" mà không định nghĩa | "Liệt kê thuật ngữ được định nghĩa mà không dùng, và thuật ngữ viết hoa được dùng mà chưa định nghĩa." |
| Thuật ngữ thống nhất | "Hàng hoá", "sản phẩm", "hàng" chỉ cùng một thứ | "Tìm những chỗ dùng từ khác nhau cho cùng một đối tượng hoặc cùng một bên." |
| Tên các bên | Tên viết tắt khác nhau giữa thân hợp đồng và phụ lục | "Liệt kê mọi cách gọi tên từng bên trong văn bản và vị trí." |
| Số và chữ | Số tiền bằng số khác bằng chữ; tổng không bằng cộng các khoản | "Kiểm mọi số tiền có ghi cả bằng số và bằng chữ, và các phép cộng tổng." |
| Phụ lục và tài liệu kèm | Nhắc Phụ lục 3 nhưng bộ hồ sơ chỉ có hai phụ lục | "Liệt kê mọi phụ lục, tài liệu được nhắc tới trong văn bản." |
| Chính tả, câu | Thiếu dấu, câu quá dài khó hiểu, lặp từ | "Liệt kê lỗi chính tả và câu dài trên năm mươi chữ, không sửa." |
Chữ "liệt kê" trong mọi câu lệnh có chủ ý: bạn muốn danh sách phát hiện kèm vị trí, không muốn một bản văn bản đã sửa.
Quy trình rà lỗi hình thức
Quy trình gọn cho một văn bản cần rà trước khi ký hoặc gửi đi:
- Lấy đúng bản cuối cùng dự định gửi, chuyển sang dạng chữ sạch nếu đang là bản scan hay ảnh.
- Che tên các bên, số định danh, số tài khoản, địa chỉ bằng ký hiệu nhất quán, ví dụ Bên A, Bên B, giữ nguyên cách viết hoa để không tạo lỗi giả.
- Chạy lần lượt từng câu lệnh theo từng loại lỗi trong bảng trên, mỗi loại một lượt.
- Gom các phát hiện vào một danh sách, đánh dấu cái nào là lỗi thật, cái nào AI báo nhầm.
- Sửa trực tiếp trên văn bản gốc bằng tay, không dán lại bản AI viết.
- Sau khi sửa, chạy lại riêng câu lệnh dẫn chiếu chéo và đánh số, vì sửa một chỗ thường làm lệch chỗ khác.
- So phiên bản trước và sau bằng chức năng so sánh của phần mềm soạn thảo để chắc không có thay đổi ngoài ý muốn.
Với văn bản đã che thông tin, nhớ rằng khi điền lại tên thật có thể phát sinh lỗi mới, như tên quá dài làm vỡ định dạng hay viết tắt không thống nhất. Lượt rà cuối nên làm trên bản có tên thật bằng mắt người.
Vì sao không để AI tự sửa trực tiếp
Nhiều công cụ có nút "sửa tất cả" hoặc sẵn sàng trả về một bản văn bản đã chỉnh sửa. Với văn bản pháp lý, đó là cái bẫy. Khi được yêu cầu sửa chính tả hay làm câu gọn hơn, mô hình thường làm thêm những việc không được yêu cầu: đổi "phải" thành "cần", đổi "trong vòng" thành "trước", gộp hai câu làm mất một điều kiện, thay thuật ngữ đã định nghĩa bằng từ đồng nghĩa nghe tự nhiên hơn.
Những thay đổi đó nhỏ về chữ nhưng lớn về nghĩa. "Bên thuê" và "người thuê" có thể không khác gì trong văn nói, nhưng nếu hợp đồng đã định nghĩa "Bên Thuê", việc dùng từ khác mở ra câu hỏi về phạm vi. "Trong vòng ba mươi ngày" và "trước ba mươi ngày" có thể bị hiểu khác về mốc. Không ai đọc lại cả văn bản từng chữ sau khi bấm "sửa tất cả", nên các thay đổi này lọt qua.
Nguyên tắc đơn giản: AI phát hiện, người sửa. Nếu bạn vẫn muốn nhận một bản đã sửa để tiết kiệm thời gian, hãy dùng chức năng so sánh văn bản để xem từng thay đổi, và từ chối mọi thay đổi không thuộc loại lỗi bạn yêu cầu rà.
Thể thức văn bản hành chính và văn bản gửi cơ quan nhà nước
Văn bản gửi cơ quan nhà nước hay văn bản nội bộ của tổ chức thường phải theo thể thức nhất định: quốc hiệu, tiêu ngữ, số và ký hiệu, địa danh và ngày tháng, trích yếu, nơi nhận, chữ ký. Với cơ quan, tổ chức nhà nước, thể thức được quy định trong văn bản về công tác văn thư, hiện là Nghị định 30/2020/NĐ-CP; bạn cần kiểm văn bản hiện hành vì quy định có thể được sửa đổi.
AI biết thể thức ở mức chung, nhưng hay nhớ lẫn giữa các phiên bản quy định và giữa văn bản hành chính với văn bản của doanh nghiệp. Cách dùng an toàn là tự lập một danh mục kiểm thể thức từ văn bản quy định hiện hành hoặc từ quy chế văn thư của tổ chức bạn, rồi đưa danh mục đó cho AI kiểm văn bản theo từng mục. Như vậy AI kiểm theo chuẩn bạn cung cấp, không theo trí nhớ của nó.
Những lỗi thể thức hay gặp mà AI bắt tốt khi có danh mục: thiếu trích yếu, ngày tháng viết không đúng kiểu, nơi nhận thiếu mục lưu, số trang không đánh, chức danh người ký không khớp với phần đầu văn bản. Những lỗi liên quan tới vị trí, phông chữ, cỡ chữ trên trang thì AI làm việc với văn bản dạng chữ khó kiểm, nên vẫn cần mắt người trên bản in thử.
Những chỗ AI rà kém
Biết chỗ yếu để không trông chờ AI ở đó:
- Bảng biểu phức tạp, bảng gộp ô, bảng tính kèm theo: khi chuyển sang dạng chữ, cấu trúc bảng dễ vỡ và AI đọc sai cột.
- Đánh số tự động trong phần mềm soạn thảo: khi sao chép sang công cụ AI, số có thể mất hoặc đổi, tạo lỗi giả hoặc che lỗi thật.
- Văn bản quá dài trong một lượt: phần giữa ít được soi kỹ, nên chia theo phần như khi tóm tắt.
- Tên riêng đã che: nếu cách che không nhất quán, AI sẽ báo hàng loạt lỗi tên các bên không thống nhất mà thực ra do bạn tạo ra.
- Ý nghĩa pháp lý của câu chữ: AI phát hiện câu dài, nhưng không đánh giá được câu đó có đủ chặt về mặt pháp lý không. Đó là việc của rà soát nội dung.
- Lỗi ở tài liệu kèm theo không được đưa vào cùng lượt rà.
Rà lỗi hình thức là lớp cuối trong quy trình kiểm văn bản, không thay cho rà soát nội dung. Văn bản không còn lỗi hình thức vẫn có thể bất lợi cho khách hàng nếu điều khoản sai.
Lập bộ kiểm hình thức của riêng văn phòng
Sau vài tháng rà lỗi bằng AI, bạn sẽ thấy các lỗi lặp lại theo kiểu của chính văn phòng: mẫu hợp đồng cũ hay sót một dẫn chiếu, một định nghĩa hay bị dùng sai, một phụ lục hay quên đính kèm. Ghi những lỗi đó lại thành bộ kiểm riêng là cách biến kinh nghiệm thành quy trình. Mỗi lần rà, ngoài các câu lệnh chung, chạy thêm những câu kiểm dành riêng cho lỗi văn phòng hay mắc.
Bộ kiểm riêng nên lưu thành tài liệu của văn phòng, không chỉ trong lịch sử trò chuyện của một công cụ, để người mới vào dùng được ngay và để không mất khi đổi công cụ. Mỗi mục ghi ba thứ: lỗi trông như thế nào, câu lệnh rà, và ví dụ giả định đã che thông tin. Khi mẫu văn bản của văn phòng được sửa để không còn sinh lỗi đó, gạch mục đó đi.
Bộ kiểm cũng là công cụ đào tạo. Trợ lý luật sư mới đọc bộ kiểm sẽ hiểu nhanh văn phòng coi trọng điều gì trong một văn bản sạch. Và khi chính các lỗi đó giảm dần trong bản nháp đầu tiên, đó là dấu hiệu cách soạn thảo đã tốt lên, chứ không chỉ khâu rà.
Câu hỏi thường gặp
Rà lỗi hình thức có cần che thông tin khách hàng không?
Có. Rà hình thức vẫn là đưa toàn văn bản vào công cụ, nên mọi quy định về che thông tin và công cụ có thoả thuận dữ liệu vẫn áp dụng. Che nhất quán, giữ cách viết hoa, để không tạo lỗi giả khi AI kiểm tên các bên.
AI có bắt được lỗi dẫn chiếu sang văn bản pháp luật bên ngoài không?
AI chỉ kiểm được dẫn chiếu nội bộ trong văn bản bạn đưa vào. Dẫn chiếu sang điều luật, nghị định bên ngoài phải được người làm luật kiểm trong nguồn chính thức. AI có thể liệt kê giúp các dẫn chiếu ra bên ngoài để bạn kiểm.
Nên rà lỗi hình thức ở giai đoạn nào của hợp đồng?
Rà nhẹ sau mỗi vòng đàm phán lớn, vì lỗi dẫn chiếu tích tụ qua từng lần sửa, và rà kỹ ở bản cuối trước khi ký. Rà sớm giúp tránh việc bên kia phát hiện lỗi và dùng làm điểm đàm phán.
Có nên dùng AI để rà văn bản của bên đối phương gửi tới không?
Có, và đó là cách tốt để thấy những điểm không rõ ràng mà bạn có thể yêu cầu làm rõ hoặc tận dụng trong đàm phán. Nhưng phát hiện lỗi hình thức không thay cho rà soát rủi ro nội dung, việc có danh mục riêng trên trang.
Làm sao biết AI không bỏ sót lỗi?
Không biết chắc được. Cách giảm rủi ro là rà từng loại lỗi riêng, chạy lại sau khi sửa, và thử định kỳ bằng một văn bản mẫu bạn cố ý cài sẵn vài lỗi để xem công cụ bắt được bao nhiêu. Lượt cuối vẫn là mắt người trên bản in.
Văn bản tiếng Anh hay song ngữ thì rà có khác không?
Với văn bản song ngữ, thêm một loại rà: số điều, số tiền, ngày tháng, tên các bên ở hai bản có khớp nhau không. Lỗi lệch giữa hai bản ngôn ngữ là nguồn tranh chấp phổ biến. Phần dịch thuật pháp lý sâu hơn có ở các trang chuyên về dịch thuật.