Khi văn phòng bắt đầu dùng AI, việc của trợ lý luật sư thay đổi nhanh hơn việc của luật sư: những bản nháp từng mất cả buổi giờ ra trong vài phút, và câu hỏi không còn là "làm kịp không" mà là "ai đã kiểm cái này". Nếu cách giao việc không đổi theo, văn phòng sẽ nhận về rất nhiều bản nháp trông chỉn chu nhưng không ai thật sự hiểu từng câu trong đó.
Bài này dành cho luật sư điều hành văn phòng nhỏ có một hai trợ lý, người tập sự hoặc thực tập sinh. Nội dung gồm: việc nào giao, giao kèm thông tin gì, mức tự chủ của trợ lý với từng loại việc, quy ước đánh dấu phần do máy soạn, và các vòng kiểm trước khi văn bản rời văn phòng.
Trách nhiệm không chia đôi theo người soạn
Nguyên tắc nền tảng không thay đổi khi có AI: văn bản gửi khách, gửi toà, gửi đối phương mang tên văn phòng và luật sư phụ trách, nên luật sư chịu trách nhiệm về nội dung, dù câu chữ do trợ lý viết hay do máy soạn. Trợ lý là người giúp việc, không phải người đứng tên.
Điều này dẫn tới một hệ quả thực tế: luật sư phải đọc được bản nháp với đủ hiểu biết để phát hiện sai. Khi trợ lý tự soạn, luật sư thường biết họ mạnh yếu ở đâu và đọc kỹ ở chỗ yếu. Khi bản nháp có phần máy soạn, lỗi xuất hiện ở những chỗ khó đoán hơn: một điều luật được dẫn rất tự tin nhưng đã hết hiệu lực, một câu đảo nghĩa nghĩa vụ giữa hai bên, một con số được làm tròn sai.
Vì vậy, khi giao việc trong văn phòng có dùng AI, luật sư cần biết không chỉ bản nháp nói gì, mà còn biết phần nào được soạn bằng cách nào. Đó là lý do cần quy ước đánh dấu, sẽ nói ở phần sau.
Nói cách khác, AI không làm giảm khối lượng kiểm của luật sư, nó chuyển khối lượng đó từ khâu viết sang khâu đọc. Văn phòng nào tính rằng có máy thì luật sư rảnh hơn mà không dành thời gian đọc kỹ hơn, văn phòng đó đang tích luỹ rủi ro mà chưa nhìn thấy.
Mức tự chủ của trợ lý theo loại việc
Không phải việc nào cũng cần luật sư kiểm cùng một mức. Một bảng phân loại giúp trợ lý biết khi nào được tự gửi, khi nào phải chờ duyệt:
| Loại việc | Ví dụ | Mức tự chủ |
|---|---|---|
| Hành chính thuần tuý | Xác nhận lịch hẹn, gửi danh sách giấy tờ cần mang, nhắc khách nộp tạm ứng | Trợ lý tự làm theo mẫu, được dùng AI soạn |
| Tổng hợp nội bộ | Tóm tắt hồ sơ, dựng dòng thời gian, lập bảng chứng cứ | Trợ lý làm, luật sư đọc trước khi dùng |
| Nghiên cứu | Tìm văn bản liên quan, ghi chú nghiên cứu | Trợ lý làm, mọi trích dẫn phải có nguồn mở được, luật sư kiểm trích dẫn |
| Văn bản gửi ra ngoài | Thư cho khách, đơn, văn bản gửi đối phương | Trợ lý soạn nháp, luật sư sửa và duyệt từng lần |
| Ý kiến pháp lý | Thư tư vấn, đánh giá rủi ro | Luật sư viết hoặc viết lại phần kết luận; trợ lý chỉ soạn phần dữ kiện |
Bảng này nên được viết ra và dán ở chỗ ai cũng thấy. Khi trợ lý mới vào, đây là tài liệu đầu tiên cần đọc. Khi có tranh cãi về việc một thư đã được gửi đi mà chưa duyệt, bảng là căn cứ.
Phiếu giao việc: giao kèm đủ thông tin để không phải làm lại
Phần lớn bản nháp phải làm lại không phải vì trợ lý yếu, mà vì giao việc thiếu thông tin. Một phiếu giao việc ngắn, có thể chỉ là tin nhắn theo khuôn, nên có:
- Mã hồ sơ và đường dẫn tới thư mục liên quan.
- Kết quả mong muốn: loại văn bản, độ dài, người đọc là ai.
- Mục đích: văn bản này nhằm đạt điều gì trong vụ việc.
- Nguồn bắt buộc dùng: hợp đồng gốc, biên bản, văn bản pháp luật đã xác định.
- Được dùng AI ở phần nào, không được dùng ở phần nào.
- Thời hạn nội bộ, sớm hơn hạn thật ít nhất một ngày để có thời gian kiểm.
- Mức tự chủ theo bảng trên.
Dòng "được dùng AI ở phần nào" giúp tránh hai thái cực: trợ lý giấu chuyện dùng máy vì sợ bị chê, hoặc dùng máy cho cả phần đáng lẽ phải tự đọc hồ sơ. Ví dụ giả định: "Được dùng AI để dựng dòng thời gian từ các biên bản, không dùng AI để tìm văn bản pháp luật, phần đó tra trên nguồn chính thức."
Quy ước đánh dấu phần do máy soạn
Đánh dấu trong bản nháp nội bộ. Phần trợ lý lấy từ công cụ AI được tô một màu nền nhạt hoặc ghi chú bên lề. Phần trợ lý đã tự đối chiếu với nguồn gốc thì đổi màu khác. Luật sư nhìn vào là biết phần nào đã qua tay người, phần nào chưa.
Ghi lại câu lệnh đã dùng cho việc quan trọng. Với nghiên cứu hay tóm tắt hồ sơ lớn, trợ lý lưu câu lệnh và phiên bản công cụ vào thư mục nháp. Khi kết quả có vấn đề, luật sư biết nguyên nhân là ở câu lệnh, ở dữ liệu đưa vào hay ở chính công cụ.
Mọi trích dẫn phải mở được. Trích dẫn văn bản pháp luật, án lệ, bản án công bố trong bản nháp phải kèm nơi tra để luật sư mở ra xem. Trích dẫn không mở được thì gạch bỏ, không giữ lại với hy vọng là đúng. Bài học từ vụ luật sư ở nước ngoài nộp cho toà những án lệ do AI bịa vẫn nguyên giá trị.
Xoá đánh dấu chỉ khi đã duyệt. Bản gửi ra ngoài không còn màu nền hay ghi chú bên lề. Việc xoá là bước cuối, do người duyệt làm, để không có bản nào rời văn phòng khi còn phần chưa kiểm.
Các vòng kiểm trước khi văn bản rời văn phòng
Với văn bản gửi ra ngoài, văn phòng nhỏ có thể dùng ba vòng kiểm, mỗi vòng một câu hỏi khác nhau:
- Vòng dữ kiện, do trợ lý làm: mọi tên, ngày, số tiền, số hiệu trong văn bản có khớp với giấy tờ gốc trong hồ sơ không.
- Vòng pháp lý, do luật sư làm: lập luận có đúng không, văn bản được dẫn còn hiệu lực không, có điều gì bất lợi cho khách bị bỏ sót không.
- Vòng hình thức, do người thứ hai đọc lại: lỗi chính tả, đánh số, tham chiếu chéo giữa các mục, đính kèm đủ chưa, gửi đúng người chưa.
- Ghi tắt vào nhật ký hồ sơ: ai kiểm vòng nào, ngày nào.
- Lưu bản đã gửi đúng như đã gửi vào thư mục văn bản đi.
AI có thể hỗ trợ vòng hình thức khá tốt, chẳng hạn kiểm số thứ tự mục, tìm chỗ tên một bên được viết hai kiểu khác nhau. Nhưng vòng dữ kiện và vòng pháp lý cần người đọc với giấy tờ gốc bên cạnh.
Đào tạo trợ lý trong thời có AI
Một lo ngại chính đáng của nhiều luật sư là trợ lý trẻ dựa vào máy quá sớm, không bao giờ trải qua giai đoạn tự đọc hết một bộ hồ sơ dày hay tự viết một bản tóm tắt từ đầu. Mà chính những việc đó tạo ra con mắt nghề nghiệp để sau này phát hiện được sai sót của máy.
Một cách cân bằng là chia giai đoạn. Trong vài tháng đầu, trợ lý tự làm các việc tổng hợp không dùng AI, sau đó so bản của mình với bản máy soạn để thấy máy bỏ sót gì và thêm gì. Khi đã quen, mới cho dùng AI làm bản nháp đầu, nhưng vẫn giữ những việc như đọc hồ sơ gốc, đối chiếu chứng cứ là việc tay.
Một bài tập hữu ích là cho trợ lý tự viết ra những chỗ mình nghĩ máy có thể sai trước khi đọc bản máy soạn, rồi đối chiếu. Sau vài lần, trợ lý hình thành danh sách điểm yếu quen thuộc của công cụ: hay gộp hai sự kiện gần ngày nhau, hay đổi chủ ngữ trong câu dài, hay thêm một ý nghe hợp lý mà hồ sơ không có. Danh sách đó quý hơn bất kỳ khoá học dùng AI nào, vì nó đến từ chính hồ sơ của văn phòng.
Với người tập sự hành nghề luật sư, việc giao việc và hướng dẫn còn gắn với quy định về tập sự. Nội dung cụ thể về nghĩa vụ của người hướng dẫn và người tập sự bạn đối chiếu với văn bản hiện hành. Phần định hướng nghề nghiệp cho trợ lý và luật sư trẻ có bài riêng ở danh mục Nghề luật thời AI của trang.
Khi trợ lý mắc lỗi do tin máy
Sớm muộn gì cũng có lần trợ lý mang tới một bản nháp có lỗi do máy: một điều khoản không tồn tại, một ngày sai, một tên bị đổi. Cách văn phòng phản ứng lần đầu sẽ quyết định trợ lý có dám báo những lần sau hay không.
Ví dụ giả định: trợ lý dùng AI tóm tắt bộ biên bản giao nhận, bản tóm tắt ghi một đợt giao hàng là đủ số lượng trong khi biên bản gốc có ghi chú thiếu hàng ở cuối trang. Lỗi này chỉ lộ ra ở vòng dữ kiện khi đối chiếu từng biên bản.
Nếu lỗi được phát hiện trước khi văn bản ra ngoài, đó là quy trình đang chạy đúng, không phải thất bại. Cùng trợ lý xem lỗi đến từ đâu, có cần sửa câu lệnh, sửa phiếu giao việc hay bổ sung một bước kiểm. Ghi lại thành một dòng trong danh sách bài học nội bộ của văn phòng.
Nếu lỗi đã ra ngoài, luật sư phụ trách xử lý với khách hoặc với cơ quan liên quan theo đúng trách nhiệm của mình. Sau đó văn phòng rà lại quy trình, không chỉ nhắc nhở cá nhân. Một văn phòng khiến trợ lý sợ thừa nhận việc dùng AI là văn phòng sẽ không bao giờ biết rủi ro thật của mình nằm ở đâu.
Câu hỏi thường gặp
Trợ lý luật sư có được tự gửi văn bản do AI soạn cho khách không?
Với việc hành chính thuần tuý theo mẫu, như xác nhận lịch hẹn, thường là được. Với văn bản có nội dung pháp lý hoặc gửi ra ngoài cho toà, đối phương, cần luật sư duyệt từng lần. Văn phòng nên viết rõ mức tự chủ theo loại việc.
Ai chịu trách nhiệm khi bản nháp do AI soạn có sai sót?
Văn bản mang tên văn phòng và luật sư phụ trách, nên luật sư chịu trách nhiệm về nội dung gửi đi. Đó là lý do cần quy trình kiểm nhiều vòng và quy ước đánh dấu phần do máy soạn trong bản nháp nội bộ.
Có nên cấm trợ lý mới dùng AI không?
Không nhất thiết cấm, nhưng nên có giai đoạn trợ lý tự làm các việc tổng hợp không dùng AI để rèn con mắt nghề nghiệp, sau đó so với bản máy soạn. Khi đã vững, cho dùng AI làm bản nháp đầu và giữ việc đọc hồ sơ gốc là việc tay.
Phiếu giao việc cho trợ lý cần những thông tin gì?
Mã hồ sơ, kết quả mong muốn, mục đích của văn bản, nguồn bắt buộc dùng, phần được và không được dùng AI, thời hạn nội bộ sớm hơn hạn thật, và mức tự chủ của trợ lý với việc đó.
Làm sao biết phần nào trong bản nháp là do máy soạn?
Văn phòng nên có quy ước đánh dấu, như tô màu nền phần lấy từ công cụ AI và đổi màu khi trợ lý đã đối chiếu với nguồn gốc. Bản gửi ra ngoài chỉ được xoá đánh dấu khi người duyệt đã kiểm xong.
AI giúp được gì trong vòng kiểm cuối trước khi gửi văn bản?
AI hỗ trợ tốt vòng hình thức: kiểm đánh số mục, tham chiếu chéo, tên một bên bị viết hai kiểu, lỗi chính tả. Vòng kiểm dữ kiện với giấy tờ gốc và vòng kiểm lập luận pháp lý vẫn cần người làm.