Muốn AI so hai phiên bản hợp đồng cho đáng tin, hãy dùng nó để giải thích ý nghĩa của từng thay đổi, còn việc phát hiện thay đổi thì chạy song song bằng công cụ so sánh văn bản của trình soạn thảo. Công cụ so văn bản không bỏ sót chữ nào nhưng không hiểu nghĩa; AI hiểu nghĩa nhưng có thể bỏ sót một chữ. Ghép hai thứ lại, bạn có được bảng thay đổi vừa đủ vừa có ý nghĩa.
Bài dành cho người làm luật đang đàm phán qua nhiều vòng nháp: cách chuẩn bị hai bản, câu lệnh so từng điều, bảng những sửa đổi nhỏ chữ nhưng lớn nghĩa, cách phát hiện chỗ sửa không được đánh dấu, cách biến kết quả thành bảng phản hồi đàm phán, và bước chạy chéo để kiểm. Các ví dụ là ví dụ giả định.
Công cụ so văn bản và AI: mỗi bên giỏi một việc
Chức năng so sánh tài liệu có sẵn trong các trình soạn thảo văn bản thông dụng làm việc theo cách cơ học: đặt hai bản cạnh nhau, đánh dấu mọi ký tự thêm, xoá, di chuyển. Nó không bao giờ "quên" một dấu phẩy, nhưng kết quả với hợp đồng dài thường là hàng trăm vết đỏ xanh, trong đó phần lớn là đánh số lại, đổi định dạng, sửa chính tả. Người đọc mỏi mắt và đúng chỗ quan trọng lại lướt qua.
AI làm ngược lại. Được giao đọc hai bản, nó viết được một câu như "điều 9 đã đổi thời hạn khiếu nại chất lượng từ tính theo ngày nhận hàng sang tính theo ngày giao hàng, có lợi cho bên bán". Câu đó tiết kiệm cho bạn vài phút suy nghĩ. Nhưng mô hình ngôn ngữ không so từng ký tự; với văn bản dài, nó có thể bỏ qua một thay đổi nhỏ hoặc, tệ hơn, báo một thay đổi không có thật vì nhầm lẫn giữa hai bản.
Cách làm an toàn vì thế là hai đường song song: công cụ so văn bản cho danh sách đầy đủ, AI cho phần giải thích, và người hành nghề đối chiếu hai danh sách với nhau. Phần còn lại của bài viết đi theo cách làm đó.
Chuẩn bị hai bản trước khi so
Phần lớn báo động giả khi so hợp đồng đến từ khác biệt định dạng chứ không phải nội dung. Chuẩn bị trước:
- Đưa cả hai bản về cùng định dạng chữ thuần, bỏ đánh số tự động (chuyển thành chữ số cố định) để việc đánh số lại không bị coi là sửa nội dung.
- Đặt tên rõ ràng: "Bản A — bản văn phòng gửi đi ngày…", "Bản B — bản đối tác gửi lại ngày…". Trong câu lệnh luôn gọi theo hai tên này.
- Ẩn danh theo cùng một bảng ký hiệu cho cả hai bản; nếu che khác nhau, AI sẽ báo đổi tên các bên ở mọi điều.
- Với hợp đồng dài, chia theo chương và so từng cặp chương tương ứng; ghi lại chương nào đã so.
- Chạy công cụ so văn bản của trình soạn thảo trước và lưu kết quả, để có danh sách đối chiếu độc lập.
Nếu đối tác gửi lại bản có bật theo dõi thay đổi, vẫn nên so với bản bạn đã gửi đi chứ không chỉ đọc các chỗ họ đánh dấu, lý do nằm ở mục về thay đổi không được đánh dấu bên dưới.
Câu lệnh so từng điều
Câu lệnh mẫu cho một cặp chương: "Bạn là trợ lý của luật sư đại diện Bên A trong đàm phán hợp đồng. Dưới đây là cùng một chương ở hai phiên bản: Bản A là bản bên mình gửi đi, Bản B là bản đối tác gửi lại. Nhiệm vụ: so từng điều, từng khoản, lập bảng mọi khác biệt về nội dung, bỏ qua khác biệt chỉ về định dạng và chính tả. Bảng gồm các cột: vị trí, nguyên văn Bản A, nguyên văn Bản B, loại thay đổi (thêm, xoá, sửa chữ, chuyển vị trí), mô tả ngắn thay đổi làm nghĩa vụ hoặc quyền của Bên A nặng hơn, nhẹ hơn hay không đổi. Không đánh giá thay đổi có chấp nhận được không. Nếu một điều giống hệt ở hai bản, không cần liệt kê. Cuối bảng, ghi tổng số khác biệt đã tìm thấy."
Cột "nặng hơn, nhẹ hơn hay không đổi" là phần giá trị nhất mà công cụ so văn bản không làm được, nhưng nó vẫn là mô tả chứ không phải ý kiến. Việc thay đổi đó có chấp nhận được không phụ thuộc vào mục tiêu của khách hàng và cuộc đàm phán, nên để luật sư quyết.
Dòng tổng số khác biệt ở cuối có vai trò kiểm: bạn so con số này với số vết thay đổi về nội dung trong kết quả của công cụ so văn bản. Chênh lệch lớn là tín hiệu phải kiểm từng điều.
Sửa đổi nhỏ chữ nhưng lớn nghĩa
Những thay đổi dưới đây chỉ là một hai chữ, dễ lọt giữa hàng trăm vết sửa, nhưng có thể đổi hẳn vị trí của khách hàng. Nên đưa danh sách này vào câu lệnh và yêu cầu AI đánh dấu riêng:
| Kiểu thay đổi | Ví dụ giả định | Vì sao đáng chú ý |
|---|---|---|
| "và" thành "hoặc" | Được chấm dứt khi chậm giao và không khắc phục → chậm giao hoặc không khắc phục | Điều kiện kép thành điều kiện đơn, quyền chấm dứt dễ kích hoạt hơn |
| "phải" thành "nỗ lực" | Bên B phải bảo đảm → Bên B nỗ lực bảo đảm | Nghĩa vụ kết quả thành nghĩa vụ cố gắng |
| "ngày" thành "ngày làm việc" | Trong một số ngày → trong cùng số ngày làm việc | Thời hạn kéo dài đáng kể, nhất là quanh dịp lễ |
| Thêm "trừ trường hợp" | Bên B chịu trách nhiệm, trừ trường hợp do bên thứ ba | Mở ra ngoại lệ có thể nuốt cả nghĩa vụ |
| Đổi số điều dẫn chiếu | Theo quy định tại Điều 8 → Điều 9 | Dẫn sang điều khoản khác hẳn |
| Đổi điểm bắt đầu tính hạn | Kể từ ngày nhận hàng → kể từ ngày giao hàng | Rút ngắn thời gian thực tế của bên kia |
Danh sách này cũng nhắc người kiểm rằng không có thay đổi nào là "chỉ sửa câu chữ" cho tới khi đã đọc kỹ. Trong hợp đồng, một từ nối hay một mốc tính thời gian thường gánh cả cơ chế phân bổ rủi ro giữa hai bên, và bên soạn bản sửa hiểu điều đó rõ hơn ai hết.
Câu lệnh bổ sung: "Ngoài bảng chung, liệt kê riêng mọi thay đổi thuộc các kiểu trong danh sách sau, kể cả khi chỉ là một từ." Danh sách này nên được văn phòng bổ sung dần theo kinh nghiệm.
Thay đổi không được đánh dấu
Bản "sạch" kèm lời nhắn chỉ sửa vài chỗ. Đối tác có thể gửi bản không bật theo dõi thay đổi và ghi trong thư rằng chỉ sửa điều 5 và điều 12. Không phải ai cũng cố ý, nhưng thực tế thường có thêm vài chỗ sửa nhỏ do chép từ mẫu khác. Luôn so toàn văn.
Theo dõi thay đổi bật không đầy đủ. Người soạn bên kia có thể tắt theo dõi một lúc rồi bật lại. Các chỗ sửa trong khoảng đó trông như văn bản gốc.
Phụ lục được thay thế cả tệp. Phụ lục mới gửi kèm như một tệp riêng thường không được so với phụ lục cũ. Đưa cả phụ lục vào quy trình so.
Định nghĩa bị sửa ở đầu văn bản. Sửa một định nghĩa, chẳng hạn mở rộng "Hàng hoá lỗi" hay thu hẹp "Thông tin mật", làm thay đổi nghĩa của mọi điều khoản dùng thuật ngữ đó mà các điều khoản ấy không có vết sửa nào. Yêu cầu AI, với mỗi định nghĩa bị sửa, liệt kê các điều khoản dùng thuật ngữ đó.
Câu lệnh phát hiện. Dán thư của đối tác cùng bảng khác biệt và hỏi: "Đối chiếu bảng khác biệt với nội dung thư, liệt kê những thay đổi có trong bảng nhưng thư không nhắc tới." Danh sách này nên được nêu lịch sự trong thư phản hồi, không mang tính buộc tội.
Từ bảng khác biệt sang bảng phản hồi đàm phán
Sau khi luật sư đã xem bảng khác biệt và quyết định với từng điểm, AI giúp trình bày phản hồi gọn gàng. Câu lệnh mẫu: "Dựa trên bảng khác biệt và quyết định của luật sư ở cột cuối (chấp nhận, không chấp nhận, đề xuất khác), lập bảng phản hồi gửi đối tác gồm: vị trí, nội dung Bản B, quan điểm của Bên A, câu chữ đề xuất nếu có. Giọng văn lịch sự, ngắn, không giải thích chiến lược nội bộ." Khi dùng, lưu ý:
- Cột quyết định phải do luật sư điền tay, không để AI điền thay rồi luật sư "duyệt cho nhanh".
- Với điểm không chấp nhận, lý do gửi đối tác nên ngắn và dựa trên lợi ích thương mại hoặc sự cân bằng; lý do pháp lý chi tiết để luật sư tự viết.
- Đọc lại để chắc bảng phản hồi không vô tình lộ thông tin nội bộ, ví dụ mức khách hàng sẵn sàng nhượng.
- Giữ bảng khác biệt nội bộ và bảng phản hồi gửi đi ở hai tệp riêng.
Phần soạn câu chữ sửa đổi chi tiết thuộc về kỹ năng soạn thảo hợp đồng, được bàn ở mục soạn thảo và rà soát hợp đồng của trang.
Chạy chéo để kiểm
Bước kiểm cuối cùng mất khoảng mười lăm phút với hợp đồng vài chục trang, và là bước không nên bỏ:
- Lấy danh sách thay đổi về nội dung từ công cụ so văn bản, gạch bỏ các vết chỉ về định dạng.
- Với từng thay đổi còn lại, tìm dòng tương ứng trong bảng của AI. Thay đổi nào không có trong bảng thì bổ sung và tự đánh giá.
- Với từng dòng trong bảng của AI, tìm vết tương ứng trong công cụ so văn bản. Dòng nào không có vết thì kiểm lại hai bản gốc: có thể AI nhầm.
- Đọc lại cột nguyên văn của AI với các dòng quan trọng nhất, chắc chắn không có chữ bị diễn đạt lại.
- Ghi vào hồ sơ: phiên bản đã so, ngày so, người kiểm.
Khi dán hai bản vào công cụ AI, cả bản bên mình lẫn bản đối tác đều là thông tin bảo mật của giao dịch: che tên, giá trị, điều kiện thương mại riêng, và chỉ dùng công cụ được văn phòng cho phép.
Câu hỏi thường gặp
So ba hoặc bốn phiên bản cùng lúc có được không?
Nên so từng cặp liên tiếp: bản một với bản hai, bản hai với bản ba. So nhiều bản cùng lúc khiến AI dễ nhầm thay đổi thuộc vòng nào. Muốn có lịch sử của một điều khoản qua các vòng, tổng hợp từ các bảng cặp đã kiểm.
Bản đối tác là PDF scan, bản mình là tệp chữ thì so thế nào?
Chuyển bản scan thành chữ trước, rồi kiểm kỹ phần nhận dạng ở các điều quan trọng. Sai nhận dạng sẽ tạo ra những "thay đổi" giả; khi AI báo một thay đổi kỳ lạ ở bản scan, mở ảnh gốc xem trước khi phản hồi đối tác.
Có nên dùng AI để tìm thay đổi trong bản hợp đồng đã ký so với bản cuối đã duyệt?
Nên, và việc này rất đáng làm, vì bản in ra ký đôi khi khác bản cuối đã thống nhất. Áp dụng đúng quy trình hai đường: công cụ so văn bản và AI, rồi đối chiếu.
Thay đổi do đối tác sửa lỗi chính tả có cần nêu trong phản hồi không?
Thường không cần, nhưng nên kiểm chắc đó đúng là sửa chính tả. Một chữ sửa "chính tả" có thể là đổi thuật ngữ, ví dụ từ "thanh lý" sang "chấm dứt", hai khái niệm có thể được hợp đồng định nghĩa khác nhau.
Làm sao để AI không diễn đạt lại khi trích nguyên văn?
Viết rõ trong câu lệnh rằng cột nguyên văn phải giống từng ký tự, kể cả dấu câu, và kiểm ngẫu nhiên bằng chức năng tìm kiếm trong tài liệu gốc. Nếu vẫn bị diễn đạt lại, giảm độ dài mỗi lượt so.
Có cần báo đối tác rằng văn phòng dùng AI để so bản nháp không?
Đây là công cụ hỗ trợ nội bộ, giống công cụ so văn bản, và trách nhiệm về phản hồi vẫn thuộc người hành nghề. Việc có thông báo cho khách hàng về cách văn phòng dùng AI là vấn đề được bàn ở mục bảo mật và đạo đức nghề nghiệp của trang.