Phần lớn rủi ro hợp đồng của doanh nghiệp không nằm ở lúc đàm phán mà ở lúc hợp đồng đã ký rồi nằm im trong tủ. Một hợp đồng thuê kho tự động gia hạn vì không ai nhớ hạn gửi thông báo chấm dứt, một bảo lãnh thực hiện hết hiệu lực trước khi nhà thầu bàn giao, một điều khoản cam kết mua tối thiểu hằng quý bị quên cho tới khi đối tác gửi thư đòi bồi thường. Những chuyện đó xảy ra không phải vì pháp chế kém mà vì không ai đọc lại được vài trăm hợp đồng mỗi tháng.
Đây là việc AI giúp được nhiều nhất cho một phòng pháp chế nhỏ: đọc hàng loạt văn bản đã ký và rút ra các trường dữ liệu cố định để đưa vào một sổ theo dõi. Bài này đi từ cách chọn trường dữ liệu, cách giao cho AI trích, cách kiểm lại, tới cách biến sổ đó thành lịch nhắc việc có người chịu trách nhiệm. Mọi ví dụ trong bài là ví dụ giả định.
Vì sao kho hợp đồng là việc nên giao AI đầu tiên
Trong các việc của pháp chế nội bộ, trích dữ liệu từ hợp đồng đã ký là việc có ba đặc điểm hợp với AI. Thứ nhất, khối lượng lớn và lặp lại: cùng một câu hỏi như ngày hiệu lực, thời hạn, điều kiện gia hạn được hỏi lại trên từng văn bản. Thứ hai, đáp án nằm sẵn trong văn bản, AI không phải suy luận pháp lý hay đoán ý chí các bên. Thứ ba, sai sót có thể phát hiện bằng cách so với bản gốc, nên người kiểm biết chính xác phải nhìn vào đâu.
Ngược lại, những việc như đánh giá một điều khoản có bất lợi hay không, có nên đàm phán lại hay không, vẫn là việc của người làm luật. AI trích ra rằng hợp đồng có điều khoản phạt vi phạm ở mức nào đó; còn mức đó có hợp lệ theo luật áp dụng hay không, có đáng để mở lại đàm phán hay không là câu hỏi pháp chế phải tự trả lời.
Một lý do thực tế nữa: ở nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, hợp đồng nằm rải rác ở phòng kinh doanh, phòng mua hàng, kế toán, có bản giấy, có bản quét, có bản chỉ nằm trong thư điện tử. Dự án kho hợp đồng buộc công ty gom lại một chỗ. Riêng việc gom và đặt tên thống nhất đã giải quyết được một nửa vấn đề, trước cả khi AI đọc chữ nào.
Chọn trường dữ liệu cho sổ kho hợp đồng
Sai lầm hay gặp là bắt AI trích quá nhiều trường, rồi không ai dùng tới. Nên bắt đầu với khoảng mười lăm trường phục vụ trực tiếp việc nhắc hạn và kiểm nghĩa vụ, thêm dần khi có nhu cầu thật.
| Nhóm | Trường gợi ý | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Nhận diện | Số hợp đồng, tên đối tác, loại hợp đồng, bộ phận phụ trách, người ký hai bên | Tìm nhanh, biết hỏi ai khi có việc |
| Thời gian | Ngày ký, ngày hiệu lực, ngày hết hạn, điều kiện tự động gia hạn, hạn gửi thông báo chấm dứt | Dựng lịch nhắc, tránh gia hạn ngoài ý muốn |
| Tiền và bảo đảm | Giá trị, đồng tiền, phương thức thanh toán, bảo lãnh, đặt cọc và hạn của chúng | Theo dõi dòng tiền và hạn bảo lãnh |
| Nghĩa vụ định kỳ | Báo cáo, cam kết khối lượng, bảo hành, bảo trì, gia hạn bảo hiểm | Giao việc cho bộ phận thực hiện |
| Điều khoản then chốt | Luật áp dụng, cơ quan giải quyết tranh chấp, chấm dứt đơn phương, bảo mật, chuyển nhượng hợp đồng | Sàng lọc khi có tranh chấp hoặc khi công ty tái cấu trúc |
Mỗi trường nên có định dạng cố định: ngày theo một kiểu viết duy nhất, giá trị tách riêng số và đồng tiền, câu trả lời "không có" ghi rõ chứ không để trống. Để trống thì về sau không biết là AI không tìm thấy hay hợp đồng thật sự không quy định.
Quy trình trích dữ liệu bằng AI theo từng lô
Quy trình dưới đây phù hợp với công ty có vài trăm đến vài nghìn hợp đồng, làm theo lô khoảng hai mươi văn bản để dễ kiểm.
- Gom và đặt tên tệp theo một quy ước chung, ví dụ năm ký, loại hợp đồng, tên viết tắt đối tác. Bản quét phải nhận dạng chữ trước; bản quét mờ, nghiêng, có dấu đè lên chữ nên để riêng cho người nhập tay.
- Kiểm tra công cụ AI định dùng có thoả thuận xử lý dữ liệu cho doanh nghiệp hay không, dữ liệu có bị dùng để huấn luyện hay không. Hợp đồng chứa bí mật kinh doanh của cả hai bên, kể cả điều khoản bảo mật buộc công ty không tiết lộ cho bên thứ ba.
- Viết một câu lệnh cố định cho cả dự án, ví dụ: "Bạn là trợ lý pháp chế. Đọc hợp đồng đính kèm và điền đúng các trường sau. Với mỗi trường, ghi nguyên văn câu trong hợp đồng làm căn cứ và số điều, khoản. Nếu không tìm thấy, ghi KHÔNG CÓ. Không suy đoán, không diễn giải."
- Chạy thử với năm hợp đồng mà pháp chế đã tự điền tay, so từng trường để biết AI hay sai ở đâu, rồi sửa câu lệnh.
- Chạy theo lô, xuất kết quả ra bảng tính, mỗi dòng một hợp đồng, kèm cột trích dẫn căn cứ.
- Người kiểm đối chiếu bắt buộc các trường thời gian, tiền và bảo đảm với bản gốc; các trường còn lại kiểm xác suất.
- Ghi tên người kiểm và ngày kiểm vào từng dòng trước khi đưa vào sổ chính thức.
Yêu cầu trích nguyên văn câu làm căn cứ là chi tiết quan trọng nhất của quy trình. Nó biến việc kiểm từ "đọc lại cả hợp đồng" thành "liếc câu trích và so với bản gốc", nhanh hơn nhiều lần và để lộ ngay khi AI tự bịa ra một con số.
Những chỗ AI hay trích sai và cách bắt lỗi
Phụ lục sửa đổi. AI đọc hợp đồng gốc mà không biết đã có phụ lục kéo dài thời hạn hoặc đổi giá. Mỗi hợp đồng phải được đưa vào cùng toàn bộ phụ lục, và câu lệnh phải dặn ưu tiên văn bản ký sau cho cùng một nội dung.
Thời hạn tính theo sự kiện. Hợp đồng ghi hiệu lực "kể từ ngày bàn giao mặt bằng" hay "ba mươi ngày sau khi nhận hoá đơn hợp lệ" thì không có ngày cụ thể trong văn bản. AI có xu hướng tự gán một ngày. Câu lệnh phải buộc ghi nguyên điều kiện, và bộ phận phụ trách cung cấp ngày thực tế.
Điều khoản tự động gia hạn viết vòng. Có hợp đồng không dùng chữ "gia hạn" mà viết rằng hợp đồng tiếp tục có hiệu lực nếu không bên nào có ý kiến khác. Nên liệt kê cho AI vài cách diễn đạt tương đương để nó không bỏ sót.
Bản song ngữ lệch nhau. Hợp đồng hai thứ tiếng có thể ghi ngày hoặc số tiền khác nhau giữa hai bản. Nên bắt AI trích từ cả hai và đánh dấu chỗ lệch, đồng thời ghi lại điều khoản quy định bản nào ưu tiên.
Ô trống và chữ viết tay. Bản ký thường có chỗ điền tay ngày, số tiền. Nhận dạng chữ đọc sai chữ viết tay rất thường xuyên, nên mọi trường lấy từ chỗ viết tay phải để người kiểm.
Biến sổ kho thành lịch nhắc việc có người chịu trách nhiệm
Một sổ kho hợp đồng đầy đủ mà không ai nhìn thì vô dụng như tủ hồ sơ cũ. Từ các trường thời gian, pháp chế dựng lịch nhắc ở ba mốc: trước hạn gửi thông báo chấm dứt hoặc từ chối gia hạn đủ lâu để bộ phận phụ trách kịp cân nhắc, trước ngày hết hạn, và trước ngày hết hiệu lực của bảo lãnh, bảo hiểm. Khoảng thời gian nhắc trước tuỳ loại hợp đồng; thuê mặt bằng cần nhắc sớm hơn nhiều so với một hợp đồng dịch vụ vệ sinh văn phòng.
Mỗi lời nhắc phải gửi tới một người cụ thể ở bộ phận sử dụng hợp đồng, không chỉ gửi pháp chế. Người phụ trách mua hàng biết có nên tiếp tục với nhà cung cấp hay không; pháp chế chỉ biết hạn và thủ tục. Lời nhắc nên ghi sẵn điều khoản liên quan, cách thức thông báo theo hợp đồng (bằng văn bản, gửi tới địa chỉ nào, ai ký) để người nhận không phải lục lại.
AI có thể giúp soạn sẵn nháp thư thông báo chấm dứt hoặc đề nghị gia hạn từ dữ liệu trong sổ, nhưng thư đó phải qua pháp chế xem và người có thẩm quyền ký. Sai địa chỉ nhận thông báo hoặc gửi muộn một ngày đôi khi đủ làm mất quyền chấm dứt theo hợp đồng.
Bảo mật khi đưa hàng trăm hợp đồng vào AI
Dự án kho hợp đồng là lần duy nhất công ty đưa gần như toàn bộ bí mật thương mại của mình qua một công cụ trong thời gian ngắn. Vài nguyên tắc tối thiểu:
- Chỉ dùng công cụ được công ty duyệt, bằng tài khoản doanh nghiệp, có thoả thuận về lưu trữ và không dùng dữ liệu để huấn luyện; điều khoản của nhà cung cấp thay đổi theo thời gian nên kiểm lại phiên bản hiện hành.
- Hợp đồng lao động, hợp đồng có thông tin sức khoẻ, căn cước của cá nhân nên tách khỏi lô chung và xử lý riêng; phần nghĩa vụ về dữ liệu cá nhân xem thêm ở AI Bảo Mật.
- Đọc lại điều khoản bảo mật trong chính các hợp đồng: một số đối tác cấm tiết lộ nội dung cho bên thứ ba, và cần cân nhắc việc đưa vào dịch vụ bên ngoài có thuộc phạm vi đó hay không.
- Không dán nguyên kho vào một cuộc trò chuyện dài; xử lý theo lô, xoá lịch sử theo quy định nội bộ.
- Sổ kết quả có giá trị như chính các hợp đồng, phải được phân quyền xem như hồ sơ mật.
Nếu công ty chưa có công cụ phù hợp, phương án an toàn hơn là cho AI làm việc trên bản đã che tên đối tác và số tiền, rồi người nhập lại các trường nhạy cảm. Chậm hơn, nhưng vẫn nhanh hơn đọc tay toàn bộ.
Giữ sổ kho sống sau khi dự án kết thúc
Dự án trích dữ liệu ban đầu chỉ là một lần dọn kho. Giá trị thật đến khi mọi hợp đồng mới đi qua cùng một cửa: ký xong, bản quét được nộp cho pháp chế, AI trích các trường theo đúng câu lệnh cũ, người kiểm xác nhận, rồi mới được coi là đã lưu. Quy định này nên ghi vào quy trình phê duyệt hợp đồng của công ty, kèm thời hạn nộp bản ký.
Mỗi quý, pháp chế nên chạy một vòng kiểm: hợp đồng nào đã hết hạn mà vẫn đang được thực hiện trên thực tế, hợp đồng nào có phụ lục mới chưa cập nhật, nghĩa vụ định kỳ nào chưa có bằng chứng đã làm. Đây là những phát hiện mà ban giám đốc thường thấy giá trị nhất, vì chúng chuyển thành tiền hoặc rủi ro cụ thể.
Cuối cùng, sổ kho phải có người giữ. Một phòng pháp chế một người vẫn làm được, miễn là quy trình đơn giản và AI lo phần đọc. Sổ không có người giữ thì sau sáu tháng sẽ lệch khỏi thực tế, và một sổ lệch đôi khi nguy hiểm hơn không có sổ, vì mọi người tin vào nó.
Câu hỏi thường gặp
AI có đọc được hợp đồng bản quét cũ, chữ mờ không?
Đọc được nếu bản quét rõ và đã qua nhận dạng chữ, nhưng độ chính xác giảm mạnh với bản mờ, nghiêng, có dấu đè hoặc chữ viết tay. Những bản đó nên tách riêng cho người nhập, hoặc ít nhất kiểm toàn bộ các trường ngày và số tiền.
Nên trích bao nhiêu trường dữ liệu cho mỗi hợp đồng?
Bắt đầu với khoảng mười lăm trường phục vụ nhắc hạn và theo dõi nghĩa vụ là đủ. Trích nhiều hơn khiến việc kiểm lâu và ít ai dùng tới; thêm trường khi có nhu cầu cụ thể như chuẩn bị tái cấu trúc hay kiểm toán.
Có cần kiểm lại mọi trường AI đã trích không?
Các trường về thời gian, số tiền, bảo lãnh và điều kiện chấm dứt nên kiểm toàn bộ vì sai một chi tiết có thể mất quyền hoặc mất tiền. Các trường mô tả như loại hợp đồng, bộ phận phụ trách có thể kiểm xác suất theo lô.
Hợp đồng có điều khoản bảo mật thì có được đưa vào AI không?
Cần đọc phạm vi điều khoản bảo mật và cân nhắc việc đưa vào dịch vụ bên ngoài có bị coi là tiết lộ cho bên thứ ba hay không. Phương án an toàn là dùng công cụ doanh nghiệp có thoả thuận dữ liệu, hoặc che thông tin nhận diện trước khi xử lý.
Sổ kho hợp đồng nên đặt ở phần mềm gì?
Một bảng tính có phân quyền là đủ cho giai đoạn đầu, miễn là định dạng các trường thống nhất. Khi khối lượng lớn, công ty có thể chuyển sang phần mềm quản lý hợp đồng chuyên dụng; chọn loại nào là việc của công ty, bài không đề xuất hãng cụ thể.
Ai nên nhận lời nhắc khi hợp đồng sắp hết hạn?
Người phụ trách ở bộ phận sử dụng hợp đồng là người quyết định có tiếp tục hay không, nên phải nhận lời nhắc trực tiếp. Pháp chế nhận bản sao để lo phần thủ tục thông báo đúng hình thức, đúng địa chỉ và đúng hạn theo hợp đồng.