Một quy chế nội bộ tốt trả lời được câu hỏi "ai được làm gì, đến mức nào, và nếu sai thì sao" mà không cần ai giải thích thêm. Phần lớn quy chế ở doanh nghiệp vừa và nhỏ không đạt được điều đó: chép từ nơi khác, đầy câu chung chung như "các bộ phận phối hợp chặt chẽ", không nói rõ ai ký, ai duyệt, hạn bao lâu. Khi có chuyện, quy chế không giúp được ai.
AI soạn rất nhanh một bản quy chế trông đầy đủ, nên càng dễ rơi vào đúng cái bẫy đó. Bài này dành cho chuyên viên pháp chế được giao soạn hoặc sửa quy chế tài chính, quy chế quản lý tài sản, quy chế mua sắm, quy chế quản lý con dấu và hồ sơ: dùng AI ở bước nào, giữ quyền quyết định ở bước nào. Quy chế lao động, lương thưởng, nội quy là mảng của nhân sự, có thể xem thêm ở AI Nhân Sự.
Trước khi viết chữ nào: thẩm quyền và căn cứ
Câu hỏi đầu tiên với mọi quy chế là ai có thẩm quyền ban hành. Theo nguyên lý của Luật Doanh nghiệp 2020, thẩm quyền ban hành quy chế quản lý nội bộ phân chia giữa các cơ quan của công ty tuỳ loại hình: hội đồng thành viên, chủ sở hữu, đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị hay giám đốc, và điều lệ công ty có thể quy định cụ thể hơn. Một quy chế do giám đốc ký trong khi nội dung thuộc thẩm quyền hội đồng thì có thể bị coi là không có giá trị khi tranh chấp nội bộ xảy ra. Pháp chế phải tự kiểm điều lệ và văn bản luật hiện hành, kể cả các lần sửa đổi, bổ sung; không hỏi AI câu này rồi chép đáp án.
Câu hỏi thứ hai là căn cứ. Quy chế tài chính phải phù hợp quy định về kế toán, thuế; quy chế mua sắm của doanh nghiệp có vốn nhà nước còn chịu quy định riêng về đấu thầu; quy chế quản lý con dấu liên quan tới quy định về con dấu doanh nghiệp. Pháp chế lập danh sách căn cứ đã kiểm hiệu lực trước, rồi mới giao AI viết.
Câu hỏi thứ ba là quy chế này giải quyết vấn đề gì đang xảy ra. Một quy chế được viết vì "công ty nào cũng có" thường dài và vô hồn. Một quy chế viết vì đã có hai lần mua hàng vượt dự toán không ai duyệt sẽ tập trung đúng chỗ. Ghi vấn đề đó thành hai ba câu và đưa vào câu lệnh cho AI.
Đưa cho AI những gì để bản nháp đáng dùng
Chất lượng bản nháp phụ thuộc gần như hoàn toàn vào đầu vào. Trước khi yêu cầu AI soạn, pháp chế nên chuẩn bị:
- Mô tả công ty ở mức đủ dùng: loại hình, quy mô, số đơn vị trực thuộc, cơ cấu phòng ban; bỏ tên công ty và tên người.
- Vấn đề quy chế cần giải quyết và những tình huống đã xảy ra, viết dưới dạng ví dụ giả định đã lược bỏ chi tiết nhận diện.
- Sơ đồ phân quyền hiện tại: ai duyệt khoản chi đến mức nào, ai ký hợp đồng loại nào; con số có thể thay bằng ký hiệu như mức A, mức B.
- Các quy chế khác đang có hiệu lực mà quy chế mới phải khớp, chỉ trích phần liên quan.
- Danh sách căn cứ pháp lý đã kiểm, kèm lời dặn AI không được thêm căn cứ khác.
- Văn phong của các văn bản nội bộ sẵn có, để quy chế mới không lạc giọng.
Câu lệnh mẫu: "Bạn là chuyên viên pháp chế. Dựa trên thông tin dưới đây, đề xuất mục lục quy chế gồm các chương và điều, mỗi điều một dòng nêu mục đích. Chưa viết nội dung. Không trích dẫn văn bản pháp luật nào ngoài danh sách đã cho." Duyệt mục lục trước rồi mới viết từng chương giúp tránh bản nháp dài lan man.
Viết điều khoản sao cho thực thi được
Mỗi việc một người chịu trách nhiệm. Thay "phòng kế toán và phòng mua hàng phối hợp kiểm tra" bằng "trưởng phòng mua hàng lập đề nghị, kế toán trưởng kiểm tra chứng từ trong ba ngày làm việc". Yêu cầu AI viết lại mọi câu có chủ ngữ là "các bộ phận" hoặc "các bên liên quan".
Ngưỡng và hạn bằng con số. Mức duyệt, thời hạn xử lý, số bản lưu phải là con số cụ thể do công ty quyết định. AI có thể đề xuất con số tham khảo, nhưng pháp chế ghi chú rõ đây là con số chờ ban giám đốc quyết, không để lọt vào bản trình.
Ngoại lệ có thủ tục. Quy chế nào cũng có lúc phải phá lệ, ví dụ mua gấp khi máy hỏng. Điều khoản ngoại lệ nói ai được quyết, phải báo cáo lại cho ai, trong bao lâu. Không có điều khoản này, người ta sẽ phá lệ mà không ghi lại.
Hậu quả khi không tuân thủ. Quy chế không có phần xử lý vi phạm thì chỉ là lời khuyên. Phần kỷ luật lao động phải khớp với nội quy lao động và quy định pháp luật lao động, nên phối hợp với nhân sự, không để AI tự viết hình thức kỷ luật.
Định nghĩa ở đầu văn bản. Những chữ như "khoản chi lớn", "tài sản có giá trị", "hợp đồng thường xuyên" phải được định nghĩa. Nhờ AI quét bản nháp và liệt kê mọi thuật ngữ chưa được định nghĩa là cách nhanh để bắt lỗi này.
Rà bản nháp bằng AI trước khi trình
Khi đã có bản nháp hoàn chỉnh, AI vẫn hữu ích ở vai người đọc soi lỗi. Mỗi lượt rà nên là một câu lệnh riêng, không gộp chung.
- Rà mâu thuẫn nội tại: yêu cầu AI tìm các điều mâu thuẫn nhau về thẩm quyền, thời hạn, con số trong cùng văn bản.
- Rà khớp với quy chế khác: đưa phần liên quan của quy chế đang có hiệu lực, yêu cầu chỉ ra chỗ quy chế mới đè lên hoặc bỏ trống.
- Rà theo vai: yêu cầu AI đóng vai trưởng phòng mua hàng mới vào làm, đọc quy chế và liệt kê những chỗ không biết phải làm gì.
- Rà theo tình huống: đưa ba tình huống giả định đã từng gây rắc rối, hỏi quy chế mới xử lý từng tình huống ra sao, ai quyết.
- Pháp chế tự đối chiếu với điều lệ và căn cứ pháp lý: bước này không giao AI.
Lượt rà theo vai và theo tình huống thường phát hiện nhiều lỗi nhất, vì quy chế được viết bởi người đã biết hết và đọc bởi người chưa biết gì.
Lấy ý kiến, ban hành và phổ biến
Quy chế ảnh hưởng tới cách làm việc hằng ngày nên cần lấy ý kiến các phòng ban áp dụng. AI giúp tổng hợp ý kiến: gom các góp ý trùng nhau, phân loại thành góp ý về câu chữ, về quy trình, về thẩm quyền, và soạn bảng tiếp thu, giải trình để pháp chế điền quyết định. Phần quyết định tiếp thu hay không là của pháp chế và người có thẩm quyền ban hành.
Khi ban hành, văn bản cần đúng hình thức của công ty: quyết định ban hành do người có thẩm quyền ký, quy chế kèm theo, ngày hiệu lực, điều khoản chuyển tiếp với các giao dịch đang dở dang, và văn bản bị thay thế. Thiếu điều khoản chuyển tiếp là lỗi hay gặp, dẫn tới tranh cãi hợp đồng ký trước ngày hiệu lực áp dụng quy chế cũ hay mới.
Phổ biến là bước hay bị bỏ. Một bản tóm tắt một trang cho từng phòng ban, viết theo việc của họ, có ích hơn gửi toàn văn hai mươi trang. AI soạn những bản tóm tắt này rất nhanh; pháp chế chỉ cần kiểm không có chỗ nào tóm tắt sai nghĩa gốc.
Bảo mật và lưu vết khi dùng AI soạn văn bản nội bộ
Quy chế nội bộ thường chứa thông tin mà công ty không muốn đối thủ biết: ngưỡng phê duyệt, cơ cấu quyền lực, điểm yếu đã từng xảy ra. Bản nháp và toàn bộ cuộc trò chuyện với AI có giá trị như tài liệu mật. Chỉ dùng công cụ được công ty duyệt, che tên người, tên đối tác, con số thật bằng ký hiệu khi chưa cần.
Nên lưu lại các phiên bản chính kèm ghi chú bản nào do AI đề xuất, bản nào pháp chế sửa, ai quyết. Không phải để đổ trách nhiệm cho công cụ, mà để về sau khi có người hỏi vì sao điều khoản này viết như vậy, pháp chế trả lời được lý do. Người chịu trách nhiệm về nội dung quy chế luôn là người soạn và người ký ban hành, không phải công cụ.
Một điểm nữa ít người để ý: khi một quy chế bị tranh cãi trong tranh chấp nội bộ hay tranh chấp lao động, lịch sử soạn thảo có thể được hỏi tới. Ghi chú nội bộ nên viết nghiêm túc, mô tả lý do lựa chọn, tránh những nhận xét cá nhân về người hay phòng ban cụ thể mà về sau đọc lại sẽ gây khó xử.
Những lỗi hay gặp ở quy chế do AI soạn nháp
Sau nhiều lần dùng AI soạn văn bản nội bộ, có thể thấy một số lỗi lặp lại. Bảng dưới giúp người duyệt biết phải soi vào đâu.
| Lỗi | Biểu hiện | Cách sửa |
|---|---|---|
| Căn cứ tự thêm | Phần căn cứ có văn bản pháp chế không đưa vào, hoặc số hiệu văn bản sai, đã hết hiệu lực | Xoá toàn bộ phần căn cứ AI viết, thay bằng danh sách đã kiểm |
| Thẩm quyền chung chung | Câu kiểu cấp có thẩm quyền phê duyệt mà không nói cấp nào | Ghi đích danh chức danh, mức duyệt theo sơ đồ phân quyền |
| Trùng lặp quy chế khác | Chép lại quy định đã có trong quy chế tài chính hoặc nội quy lao động | Thay bằng câu dẫn chiếu sang văn bản đó |
| Quy định không làm được | Yêu cầu báo cáo hằng ngày, ba cấp ký cho khoản chi nhỏ | Hỏi phòng ban áp dụng xem có làm nổi không trước khi trình |
| Giọng văn lạ | Câu dài, từ Hán Việt dày đặc, khác văn phong văn bản sẵn có | Đưa văn bản mẫu của công ty, yêu cầu viết lại theo giọng đó |
Lỗi căn cứ tự thêm là nguy hiểm nhất vì nó trông chuyên nghiệp. Một quy chế dẫn chiếu văn bản không tồn tại hoặc đã bị thay thế sẽ làm người đọc nghi ngờ toàn bộ phần còn lại, và có thể bị bên kia khai thác khi tranh chấp.
Câu hỏi thường gặp
AI có tự biết ai có thẩm quyền ban hành quy chế trong công ty không?
Không nên dựa vào AI cho câu hỏi này. Thẩm quyền phụ thuộc loại hình công ty, điều lệ và Luật Doanh nghiệp hiện hành; pháp chế phải tự kiểm các văn bản đó trước khi soạn.
Có nên lấy quy chế của công ty khác cho AI sửa lại không?
Có thể tham khảo cấu trúc, nhưng chép nội dung thường mang theo những quy định không hợp với công ty mình. Cách tốt hơn là mô tả vấn đề và cơ cấu của công ty, để AI đề xuất khung rồi viết theo thực tế.
Quy chế bao nhiêu trang là vừa?
Không có độ dài chuẩn; quy chế đủ khi trả lời được ai làm gì, đến mức nào, hạn bao lâu và xử lý vi phạm ra sao. Văn bản dài hơn hai mươi trang thường nên tách thành quy chế chính và các quy trình đi kèm.
Quy chế nhân sự, lương thưởng có soạn theo cách này được không?
Cách làm tương tự, nhưng mảng này gắn chặt với pháp luật lao động, nội quy lao động và thủ tục lấy ý kiến người lao động. Nên phối hợp với bộ phận nhân sự; AI Nhân Sự có các bài riêng về chủ đề này.
Có cần ghi chú quy chế được soạn với sự hỗ trợ của AI không?
Pháp luật hiện không bắt buộc ghi chú này với văn bản nội bộ, nhưng nên lưu vết nội bộ để biết phiên bản nào do AI đề xuất. Trách nhiệm về nội dung vẫn thuộc người soạn và người ký ban hành.
Sau bao lâu thì nên rà soát lại quy chế?
Nên rà soát khi luật liên quan thay đổi, khi cơ cấu công ty thay đổi, hoặc định kỳ mỗi năm một lần. Lượt rà định kỳ có thể dùng AI so quy chế với các tình huống phát sinh trong năm để tìm chỗ không còn hợp.