Chuẩn bị hoà giải tại Toà án là xác định trước cùng khách hàng mục tiêu, mức chấp nhận được và các phương án trao đổi, rồi gói hồ sơ thành vài trang mà hoà giải viên hay thẩm phán nắm được ngay. AI giúp nhanh ở khâu tóm lược hồ sơ, liệt kê phương án và soạn nháp nội dung thoả thuận; quyết định nhượng bộ đến đâu là của khách hàng, với tư vấn của luật sư.
Bài này viết cho luật sư và trợ lý luật sư khi khách hàng sắp tham gia hoà giải theo Luật Hoà giải, đối thoại tại Toà án năm 2020, hoặc phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hoà giải trong tố tụng dân sự. Quy định cụ thể cần đối chiếu văn bản hiện hành; ví dụ trong bài là ví dụ giả định.
Hai loại hoà giải luật sư hay gặp
Cùng mang tên hoà giải nhưng hai thủ tục khác nhau về thời điểm, người chủ trì và hệ quả. Chuẩn bị đúng loại giúp tránh mang sai tâm thế vào phòng. Bảng dưới tóm lược theo nguyên lý:
| Tiêu chí | Hoà giải theo Luật Hoà giải, đối thoại tại Toà án 2020 | Hoà giải trong tố tụng dân sự |
|---|---|---|
| Thời điểm | Trước khi toà thụ lý vụ việc | Sau khi thụ lý, ở giai đoạn chuẩn bị xét xử |
| Người chủ trì | Hoà giải viên tại Toà án | Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án |
| Không khí | Linh hoạt, có thể gặp riêng từng bên | Gắn với thủ tục tố tụng, kết hợp kiểm tra chứng cứ |
| Thông tin trao đổi | Luật đặt nguyên tắc bảo mật thông tin trong hoà giải; phạm vi dùng lại làm chứng cứ cần kiểm điều luật | Diễn ra trong khuôn khổ hồ sơ vụ án |
| Khi không thành | Có thể chuyển sang thủ tục khởi kiện, thụ lý theo quy định | Vụ án tiếp tục được đưa ra xét xử |
Với loại thứ nhất, mục tiêu thực tế thường là tìm giải pháp trước khi hai bên tốn thời gian, chi phí tố tụng. Với loại thứ hai, buổi hoà giải còn là dịp các bên thấy chứng cứ của nhau, nên chuẩn bị phải gắn chặt với bảng chứng cứ đã có.
Xác định mục tiêu và vùng thoả thuận cùng khách
Khách thật sự cần gì. Đòi đủ tiền, nhận tiền sớm dù ít hơn, giữ quan hệ làm ăn, tránh để việc lộ ra ngoài, hay được thừa nhận đúng sai. Thứ tự ưu tiên này quyết định toàn bộ chiến thuật, và chỉ có thể biết qua trao đổi trực tiếp với khách.
Phương án thay thế tốt nhất nếu không thoả thuận. Khái niệm này phổ biến từ cuốn sách về đàm phán của Roger Fisher và William Ury xuất bản năm 1981. Trong tranh chấp, đó là kết quả có thể có nếu đưa ra xét xử, sau khi trừ thời gian, chi phí và rủi ro thua một phần. Luật sư giúp khách nhìn con số này thực tế, không lạc quan.
Mức sàn. Điểm dưới đó khách thà đi tiếp thủ tục tố tụng. Mức sàn do khách quyết định, ghi lại bằng văn bản nội bộ, và không bao giờ đưa vào công cụ AI.
Những thứ trao đổi được ngoài tiền. Lịch trả góp, thời hạn giao hàng bổ sung, đổi hàng, cam kết hợp tác tiếp, rút yêu cầu phụ. Những phương án này thường mở được thế bế tắc khi hai bên kẹt ở một con số.
Dùng AI chuẩn bị hồ sơ hoà giải
Hồ sơ mang vào phòng hoà giải nên mỏng, đọc nhanh, và chỉ chứa những gì sẵn sàng cho người khác thấy. Quy trình gợi ý, với dữ liệu đã che:
- Từ bản tóm tắt vụ việc nội bộ, yêu cầu AI soạn bản tóm lược một đến hai trang cho buổi hoà giải: các bên, sự việc chính, yêu cầu, tài liệu then chốt. Bỏ mọi ghi chú về điểm yếu và chiến lược.
- Yêu cầu AI liệt kê những điểm hai bên có vẻ đã đồng ý dựa trên tài liệu, để mở đầu buổi hoà giải bằng phần dễ.
- Yêu cầu AI liệt kê các phương án giải quyết khả dĩ theo loại tranh chấp, kể cả phương án không bằng tiền, để luật sư và khách chọn lọc.
- Với mỗi phương án được chọn, nhờ AI tính các con số cụ thể theo giả định do luật sư đưa vào, ví dụ giả định: trả làm bốn đợt thì mỗi đợt bao nhiêu, đợt cuối rơi vào ngày nào.
- Trợ lý kiểm bản tóm lược với hồ sơ gốc, xoá mọi chi tiết không cần thiết.
- Luật sư và khách duyệt bản cuối, thống nhất ai nói gì trong buổi hoà giải.
Bước kiểm bản tóm lược quan trọng vì một câu tưởng vô hại do AI viết, chẳng hạn "khách hàng mong muốn sớm kết thúc vụ việc", có thể bị bên kia hiểu là tín hiệu khách đang yếu thế.
Kịch bản đề xuất, nhượng bộ và câu hỏi
Phần kịch bản giúp luật sư và khách không bị cuốn theo nhịp của bên kia. Những gì nên chuẩn bị trước:
- Đề xuất mở đầu, có lý lẽ đi kèm từ chứng cứ, không phải con số đưa ra cho có.
- Hai ba bước nhượng bộ đã thống nhất với khách, mỗi bước đổi lấy một điều gì đó từ phía bên kia.
- Câu hỏi muốn hỏi bên kia để hiểu mối quan tâm thật của họ, ví dụ khó khăn dòng tiền hay lo ngại về chất lượng.
- Câu hỏi hoà giải viên hoặc thẩm phán có thể hỏi khách, và cách khách trả lời trung thực mà không tự làm yếu vị thế.
- Những điều khách không được hứa ngay tại chỗ nếu chưa trao đổi với luật sư.
- Tín hiệu để xin tạm dừng trao đổi riêng giữa luật sư và khách.
AI có thể đóng vai bên kia để khách tập trả lời các câu hỏi khó, với dữ liệu đã che. Buổi tập giúp khách bình tĩnh hơn, nhưng mục đích là để khách trình bày rõ ràng điều có thật, không phải học thuộc một kịch bản.
Soạn nháp nội dung thoả thuận
Khi hai bên tiến gần tới thoả thuận, có sẵn một bản nháp khung giúp chốt nhanh và tránh bỏ sót. AI soạn tốt khung này nếu được đưa danh sách các điểm đã đồng ý: ai có nghĩa vụ gì, số tiền, thời hạn, cách thức thanh toán hoặc thực hiện, hậu quả nếu một bên không thực hiện đúng, việc rút các yêu cầu còn lại.
Luật sư cần đọc bản nháp với ba câu hỏi. Thứ nhất, mỗi nghĩa vụ có đủ rõ để thực hiện và kiểm được không: "trả dần trong năm" là không đủ, phải có số tiền từng đợt và ngày. Thứ hai, nếu bên kia không thực hiện thì khách có công cụ gì, và thoả thuận có được công nhận theo thủ tục để có giá trị thi hành hay không — thủ tục công nhận phải kiểm theo luật hiện hành. Thứ ba, có câu chữ nào vô tình khiến khách từ bỏ quyền ngoài phạm vi vụ việc không.
Bản nháp khung nên chuẩn bị trước buổi hoà giải với nhiều phương án để điền nhanh, nhưng chỉ điền con số thật trên máy của văn phòng, không qua công cụ AI. Nên chuẩn bị sẵn hai ba biến thể cho những điểm dễ thay đổi nhất như lịch trả tiền và điều khoản khi chậm thực hiện, để khi bàn tới, luật sư chỉ cần chọn và điền, không phải soạn câu chữ mới trong lúc căng thẳng. Câu chữ mới viết vội ngay tại bàn là nơi lỗi hay lọt vào nhất.
Những gì tuyệt đối không đưa vào AI
Mức sàn của khách, phương án thay thế tốt nhất của khách, những điểm yếu khách thừa nhận riêng với luật sư, và ghi chép trao đổi riêng giữa luật sư và khách trong giờ giải lao — đây là thông tin mà nếu lộ ra sẽ làm hỏng toàn bộ vị thế đàm phán. Chúng thuộc nhóm bí mật cao nhất của hồ sơ và chỉ nên nằm trong ghi chép nội bộ có kiểm soát.
Thông tin bên kia trình bày trong buổi hoà giải theo Luật Hoà giải, đối thoại tại Toà án cũng cần cẩn trọng. Luật đặt nguyên tắc bảo mật thông tin trong hoà giải, nên trước khi đưa bất cứ điều gì nghe được vào công cụ để phân tích hay ghi lại vào hồ sơ dùng cho tranh tụng sau này, luật sư cần kiểm quy định về phạm vi bảo mật và việc sử dụng thông tin đó.
Một nguyên tắc dễ nhớ cho cả nhóm: chỉ đưa vào AI những gì sẵn sàng để hoà giải viên đọc. Phần còn lại xử lý bằng đầu và bằng giấy.
Sau buổi hoà giải: ghi nhận kết quả và bước tiếp theo
Ghi lại ngay trong ngày. Luật sư ghi tóm tắt những gì đã diễn ra: điểm đã thống nhất, điểm còn vướng, đề xuất của mỗi bên, thái độ và mối quan tâm thể hiện qua trao đổi. Ghi chép này là tài liệu nội bộ, lưu ở nơi có kiểm soát, và trước khi dùng cho tranh tụng phải đối chiếu quy định bảo mật của thủ tục hoà giải đã tham gia.
Báo cáo khách bằng văn bản ngắn. Khách cần biết rõ kết quả, các lựa chọn tiếp theo và thời hạn liên quan. AI giúp soạn khung thư báo cáo dễ hiểu từ ghi chép đã che thông tin, luật sư bổ sung nhận định và ký gửi.
Nếu hoà giải thành. Kiểm lại toàn văn biên bản hoặc văn bản thoả thuận trước khi ký, đặc biệt số tiền, thời hạn, cách thức thực hiện, và thủ tục để thoả thuận được công nhận theo quy định hiện hành. Lập lịch theo dõi việc thực hiện từng nghĩa vụ.
Nếu không thành. Cập nhật bảng chứng cứ với những gì mới biết về lập trường của bên kia, xem lại phương án thay thế tốt nhất của khách, và chuẩn bị cho bước tố tụng tiếp theo. Một buổi hoà giải không thành vẫn thường cho luật sư hiểu rõ hơn bên kia thật sự quan tâm điều gì.
Câu hỏi thường gặp
Có nên khuyên khách luôn đồng ý hoà giải không?
Không có câu trả lời chung. Hoà giải thường tiết kiệm thời gian và chi phí, nhưng một số vụ việc cần phán quyết để làm rõ quyền hoặc tạo cơ sở cho quan hệ khác. Luật sư giải thích lợi hại theo vụ việc cụ thể; quyết định là của khách.
AI có dự đoán được kết quả nếu đưa ra xét xử để so với phương án hoà giải không?
Không nên dựa vào AI cho dự đoán này. Kết quả phụ thuộc đánh giá chứng cứ, quy định áp dụng và thực tiễn xét xử. Luật sư có thể dùng AI để sắp xếp các kịch bản, nhưng nhận định về khả năng thắng thua phải là của người hành nghề.
Khách có nên tự nói trong buổi hoà giải không?
Thường là có, vì hoà giải viên và bên kia muốn nghe trực tiếp người có quyền lợi. Luật sư giúp khách chuẩn bị nói ngắn, trung thực, tập trung vào mối quan tâm, và thống nhất trước những điều không hứa ngay tại chỗ.
Bản tóm lược mang vào phòng hoà giải nên dài bao nhiêu?
Một đến hai trang là vừa: các bên, sự việc chính, yêu cầu, tài liệu then chốt. Hồ sơ chi tiết để luật sư tra khi cần, không phát cho người khác.
Thoả thuận hoà giải thành có giá trị thi hành như bản án không?
Điều này phụ thuộc thủ tục công nhận và loại thoả thuận theo quy định hiện hành. Luật sư cần kiểm Luật Hoà giải, đối thoại tại Toà án và Bộ luật Tố tụng dân sự trước khi tư vấn khách ký, đặc biệt các điều kiện để thoả thuận được công nhận.
Có nên dùng AI ghi chép trong buổi hoà giải không?
Không nên ghi âm hay đưa nội dung buổi hoà giải vào công cụ AI khi chưa kiểm quy định bảo mật và chưa có sự đồng ý phù hợp. Ghi chép tay của luật sư, lưu trong hồ sơ nội bộ, là cách an toàn hơn.