Văn phòng luật nào cũng đã có người dùng AI, chỉ khác nhau ở chỗ việc đó diễn ra công khai theo quy định hay âm thầm trên điện thoại riêng. Một văn phòng ba người không cần chính sách dày như tập đoàn, nhưng cần một văn bản ngắn mà ai cũng đọc, ai cũng ký, trả lời được câu hỏi "cái này có được làm không" trước khi người ta làm.
Bài này đưa ra khung mười mục cho quy định nội bộ dùng AI ở văn phòng luật nhỏ, cách soạn, cách triển khai và cách rà lại. Nghĩa vụ nghề nghiệp nền tảng như giữ bí mật thông tin khách hàng, trách nhiệm khi AI sai, chuyện có nên cho khách biết văn phòng dùng AI được phân tích riêng ở danh mục Bảo mật và đạo đức nghề nghiệp; ở đây chỉ bàn cách biến các nguyên tắc đó thành nề nếp vận hành hằng ngày.
Vì sao văn phòng luật cần quy định riêng, không chép chính sách doanh nghiệp
Chính sách dùng AI của doanh nghiệp thông thường chủ yếu lo bí mật kinh doanh của chính họ. Văn phòng luật giữ bí mật của người khác: khách hàng, và đôi khi cả thông tin về đối phương mà văn phòng tiếp cận được trong quá trình làm việc. Nghĩa vụ này gắn với chứng chỉ hành nghề của luật sư chứ không chỉ là chuyện nội quy.
Văn phòng luật cũng có rủi ro mà doanh nghiệp khác ít gặp: sản phẩm chính là chữ, và một chữ sai có thể làm thay đổi quyền lợi của khách. Chatbot bịa một điều luật trong bài đăng mạng xã hội của một cửa hàng thì đáng tiếc; bịa một điều luật trong đơn nộp toà thì là sai sót nghề nghiệp.
Vì vậy, quy định của văn phòng luật nên nặng hai phần mà chính sách chung thường làm nhẹ: kiểm soát dữ liệu đưa vào và kiểm soát kết quả đi ra. Phần còn lại, như công cụ nào được dùng, ai phụ trách, xử lý sự cố, có thể tham khảo khuôn chung rồi chỉnh cho hợp nghề.
Khung mười mục cho quy định một đến hai trang
Mỗi mục chỉ cần vài câu. Viết bằng giọng hướng dẫn, có ví dụ từ chính công việc của văn phòng, để người đọc biết áp dụng ngay.
- Mục đích và phạm vi: văn phòng cho phép dùng AI để làm nhanh việc tổng hợp, soạn nháp, rà hình thức; quy định áp dụng cho luật sư, trợ lý, thực tập sinh, cộng tác viên.
- Công cụ được duyệt: tên công cụ, loại tài khoản, ai cấp; mọi công cụ khác phải hỏi trước.
- Việc được giao cho AI: tóm tắt, sắp xếp, soạn nháp, dịch nháp, rà lỗi hình thức, gợi ý câu hỏi.
- Việc không giao cho AI: kết luận pháp lý, chiến lược vụ việc, tính thời hạn, quyết định nhận việc, trả lời trực tiếp cho khách mà không qua người.
- Dữ liệu đưa vào: phân loại dữ liệu được dán, dán sau khi che, không bao giờ dán; cách che thông tin.
- Kiểm kết quả: mọi trích dẫn phải mở được ở nguồn chính thức; mọi văn bản ra ngoài qua người duyệt.
- Đánh dấu và lưu vết: quy ước đánh dấu phần máy soạn trong bản nháp; lưu câu lệnh cho việc quan trọng.
- Tiện ích và tính năng tự động: trợ lý AI tích hợp trong thư điện tử, lịch, phần mềm văn phòng chỉ bật khi đã được duyệt.
- Sự cố: lỡ dán dữ liệu cấm hoặc phát hiện văn bản sai đã gửi đi thì báo ai, trong bao lâu, làm gì tiếp.
- Rà soát: người phụ trách, chu kỳ rà, chữ ký xác nhận đã đọc.
Khung này có thể dùng AI để soạn bản đầu từ danh sách mục, vì không chứa thông tin khách. Nhưng phần ví dụ trong từng mục nên do luật sư tự viết từ chính hồ sơ của văn phòng, đã ẩn danh, vì ví dụ chung chung không giúp ai nhận ra tình huống của mình.
Phân loại dữ liệu theo đặc thù văn phòng luật
Mục dữ liệu là mục người ta tra lại nhiều nhất. Bảng ba mức dưới đây là gợi ý; mỗi văn phòng điều chỉnh theo loại việc mình làm.
| Mức | Ví dụ trong văn phòng luật | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Dùng thoải mái | Câu hỏi về kỹ năng viết, khung văn bản trống, văn bản pháp luật đã công bố, bài viết đã đăng của văn phòng | Dùng công cụ được duyệt, vẫn kiểm kết quả |
| Dùng sau khi che | Tóm tắt sự việc, hợp đồng của khách, biên bản, thư từ trao đổi | Thay tên, số giấy tờ, địa chỉ, giá trị giao dịch, chi tiết nhận dạng bằng ký hiệu; chỉ dùng công cụ có thoả thuận dữ liệu |
| Không đưa vào | Bảng đối chiếu ký hiệu với tên thật, danh sách khách hàng, hồ sơ có thông tin sức khoẻ hoặc trẻ em, tài liệu khách yêu cầu giữ tuyệt mật, thông tin vụ án hình sự đang điều tra | Không dán vào bất kỳ công cụ nào, kể cả đã che, trừ khi văn phòng có giải pháp được duyệt riêng |
Nguyên tắc kiểm chứng việc che đủ hay chưa: đưa đoạn đã che cho một đồng nghiệp không làm vụ này đọc. Nếu họ đoán được đó là ai hoặc vụ nào, nhất là ở địa bàn nhỏ, thì che chưa đủ. Chi tiết như ngành nghề hiếm, địa danh cụ thể, ngày sự kiện từng lên báo đều có thể làm lộ danh tính.
Triển khai: từ văn bản thành thói quen
Bắt đầu bằng khảo sát, không bằng lệnh cấm. Hỏi từng người đang dùng công cụ gì, cho việc gì. Câu trả lời giúp quy định bám thực tế và cho thấy văn phòng muốn hiểu chứ không muốn bắt lỗi.
Một buổi làm mẫu thay cho buổi đọc quy định. Lấy một hồ sơ cũ đã đóng, ẩn danh trước, làm mẫu cả quy trình: che dữ liệu, đưa vào công cụ, đánh dấu kết quả, đối chiếu nguồn. Mọi người nhớ thao tác lâu hơn nhớ câu chữ.
Một đầu mối hỏi nhanh. Ở văn phòng nhỏ, đầu mối thường là luật sư điều hành. Cam kết trả lời trong ngày câu hỏi "cái này dán được không". Nếu hỏi khó, người ta sẽ không hỏi nữa mà tự quyết.
Ký xác nhận và lưu hồ sơ. Mỗi người ký xác nhận đã đọc, lưu cùng hồ sơ nhân sự. Cộng tác viên bên ngoài làm việc với hồ sơ của văn phòng cũng ký, kèm cam kết giữ bí mật.
Xử lý sự cố: viết trước để không lúng túng khi xảy ra
Hai loại sự cố hay gặp nhất là lỡ đưa dữ liệu không được phép vào công cụ, và phát hiện một văn bản đã gửi đi có nội dung sai do máy soạn mà không ai kiểm ra. Cả hai đều cần phản ứng nhanh, và phản ứng nhanh chỉ có được khi các bước đã được viết sẵn.
Với lỡ đưa dữ liệu: người phát hiện báo ngay đầu mối, ghi lại công cụ nào, tài khoản nào, dữ liệu gì, lúc nào. Xoá cuộc trò chuyện trong công cụ nếu có thể, kiểm cài đặt lưu trữ của tài khoản. Luật sư phụ trách vụ việc đánh giá mức độ và quyết định có cần thông báo cho khách hay thực hiện nghĩa vụ nào theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân hay không. Quy định nên nói rõ người tự báo sớm không bị xử lý nặng, vì mục tiêu là biết sự cố, không phải để người ta giấu.
Với văn bản sai đã gửi đi: luật sư phụ trách đánh giá ảnh hưởng, liên hệ người nhận để đính chính hoặc rút lại theo cách phù hợp với thủ tục, thông báo cho khách khi cần. Sau đó văn phòng xem vòng kiểm nào đã bị bỏ qua và sửa quy trình. Ghi lại thành một dòng trong danh sách bài học, ẩn danh, để người mới vào cũng học được.
Rà lại quy định ba tháng một lần
Công cụ AI thay đổi tính năng, điều khoản và cách lưu dữ liệu khá thường xuyên. Quy định viết một lần rồi để đó sẽ lỗi thời trước khi ai kịp nhận ra. Mỗi kỳ rà, đầu mối nên xem lại:
- Điều khoản dữ liệu của các công cụ được duyệt có thay đổi không, cài đặt tài khoản còn đúng như lúc duyệt không.
- Có ai đang dùng công cụ ngoài danh sách không, vì sao, có nên bổ sung hay cấm rõ.
- Các sự cố và câu hỏi trong kỳ: câu hỏi nào lặp lại nhiều thì quy định đang viết chưa rõ ở đó.
- Văn bản pháp luật mới về dữ liệu cá nhân, về hành nghề luật sư, về trí tuệ nhân tạo có ảnh hưởng tới quy định không.
- Ví dụ trong quy định còn sát với công việc hiện tại của văn phòng không.
Mỗi lần sửa, ghi ngày và nội dung thay đổi ở cuối văn bản, gửi lại cho mọi người, xin xác nhận đã đọc bản mới. Một văn bản có lịch sử sửa đổi rõ ràng cũng là bằng chứng tốt cho thấy văn phòng đã chủ động quản lý rủi ro.
Ví dụ giả định: văn phòng ba người trong tháng đầu áp dụng
Ví dụ giả định: một văn phòng ở Quảng Ninh gồm hai luật sư và một trợ lý. Khảo sát cho thấy trợ lý dùng chatbot miễn phí để tóm tắt hồ sơ, một luật sư dùng công cụ dịch có AI cho hợp đồng song ngữ, luật sư còn lại không dùng gì. Văn phòng chọn một công cụ trò chuyện với gói dành cho tổ chức, tắt tuỳ chọn dùng dữ liệu để huấn luyện, và quy định công cụ dịch chỉ dùng cho văn bản đã che.
Trong tháng đầu có hai câu hỏi lặp lại: biên bản hoà giải có tên các bên thì xếp vào mức nào, và có được dùng AI để soạn tin nhắn trả lời khách không. Văn phòng bổ sung ví dụ biên bản vào mức dùng sau khi che, và thêm một dòng: tin nhắn hành chính được dùng AI soạn, tin nhắn có nội dung pháp lý phải do luật sư viết hoặc duyệt.
Có một sự cố nhỏ: trợ lý dán nhầm một đoạn còn số giấy tờ tuỳ thân của khách. Trợ lý tự báo trong ngày, văn phòng xoá cuộc trò chuyện, ghi nhận, và thêm bước tìm kiếm các chuỗi số dài trong đoạn văn trước khi dán. Không ai bị phạt, và quy trình chắc hơn sau sự cố.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng luật chỉ có hai, ba người có cần quy định nội bộ về dùng AI không?
Cần, nhưng chỉ cần một đến hai trang. Văn phòng càng nhỏ, mỗi người càng tự quyết nhiều, nên một văn bản ngắn giúp mọi người dùng AI theo cùng một chuẩn về dữ liệu đưa vào và kiểm kết quả đi ra.
Quy định dùng AI của văn phòng luật khác gì chính sách AI của doanh nghiệp thông thường?
Văn phòng luật giữ bí mật của khách hàng, gắn với nghĩa vụ nghề nghiệp của luật sư, và sản phẩm là văn bản có hệ quả pháp lý. Vì vậy quy định cần nặng hơn ở phân loại dữ liệu và kiểm trích dẫn, kiểm nội dung trước khi gửi ra ngoài.
Có nên cấm hẳn việc dùng AI trong văn phòng luật cho an toàn không?
Cấm hẳn thường dẫn tới việc người ta dùng lén trên điện thoại riêng, và văn phòng mất khả năng kiểm soát. Cho phép trong khung rõ ràng, với công cụ được duyệt và quy trình kiểm, thường an toàn hơn.
Lỡ dán thông tin khách hàng vào chatbot thì phải làm gì?
Báo ngay đầu mối của văn phòng, ghi lại công cụ, tài khoản, dữ liệu và thời điểm, xoá cuộc trò chuyện nếu được, kiểm cài đặt lưu trữ. Luật sư phụ trách đánh giá mức độ và quyết định các bước tiếp theo theo nghĩa vụ với khách và quy định về dữ liệu cá nhân.
Quy định nội bộ về AI nên rà lại bao lâu một lần?
Khoảng ba tháng một lần là hợp lý, vì công cụ thay đổi tính năng và điều khoản dữ liệu khá thường xuyên. Mỗi lần rà xem lại công cụ được duyệt, các sự cố, câu hỏi lặp lại và văn bản pháp luật mới.
Cộng tác viên bên ngoài làm việc với hồ sơ của văn phòng có phải tuân theo quy định này không?
Nên có. Cộng tác viên tiếp cận thông tin khách hàng của văn phòng nên ký xác nhận đã đọc quy định và cam kết giữ bí mật, chỉ dùng công cụ được văn phòng chấp nhận cho phần việc được giao.