Khi khách hàng là bị đơn, văn bản ghi ý kiến gửi toà án là lần đầu tiên bên mình trình bày chính thức về vụ việc, nên nó cần trả lời từng yêu cầu của nguyên đơn: điểm nào thừa nhận, điểm nào phản bác và dựa vào đâu, điểm nào chưa đủ thông tin. AI giúp nhanh ở khâu tách đơn khởi kiện thành từng yêu cầu và tình tiết, đối chiếu với tài liệu của khách và soạn nháp; chọn thừa nhận gì, phản bác gì và có phản tố hay không là quyết định của luật sư cùng khách.
Bài này dành cho luật sư và trợ lý luật sư nhận vụ việc ở phía bị đơn trong tranh chấp dân sự, kinh doanh thương mại. Thời hạn nộp, nội dung và thủ tục cụ thể phải đối chiếu Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 và thông báo của toà án trong từng vụ; ví dụ trong bài là ví dụ giả định.
Vì sao không nên coi nhẹ văn bản ghi ý kiến
Sau khi thụ lý, toà án thông báo cho bị đơn và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, kèm bản sao đơn khởi kiện và tài liệu nguyên đơn đã nộp. Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 cho bị đơn quyền nộp văn bản ghi ý kiến về yêu cầu của người khởi kiện và tài liệu, chứng cứ kèm theo trong thời hạn luật định, cùng với quyền đưa ra yêu cầu phản tố. Thời hạn này ngắn, nên việc phân tích phải bắt đầu ngay khi khách mang thông báo tới.
Nhiều bị đơn chỉ gửi vài dòng phủ nhận chung chung, hoặc không gửi gì và định "để ra toà nói". Cách đó bỏ phí cơ hội định hình vụ việc từ sớm. Thẩm phán đọc văn bản này khi chuẩn bị xét xử; một văn bản rõ ràng, đối đáp từng điểm, chỉ ra tài liệu cụ thể sẽ giúp thu hẹp phạm vi tranh chấp về đúng những điểm thật sự còn tranh cãi.
Văn bản ghi ý kiến cũng có hệ quả lâu dài. Những gì bị đơn thừa nhận trong đó có thể trở thành tình tiết không phải chứng minh, và một phản bác thiếu căn cứ có thể làm giảm độ tin cậy của cả những phản bác đúng. Vì vậy từng câu đều cần được luật sư cân nhắc, không thể để bản nháp của AI đi thẳng ra ngoài.
Đọc đơn khởi kiện của bên kia theo từng yêu cầu
Bước đầu tiên là biến lá đơn của nguyên đơn thành danh sách có cấu trúc. Quy trình với dữ liệu đã che, trong công cụ được văn phòng duyệt:
- Đánh số trang thống nhất cho đơn khởi kiện và mọi tài liệu kèm theo nhận từ toà, đưa vào danh mục tài liệu của vụ việc.
- Yêu cầu AI liệt kê từng yêu cầu của nguyên đơn thành mục riêng, kèm số tiền và cách tính nếu có, chép nguyên văn câu yêu cầu.
- Với mỗi yêu cầu, yêu cầu AI liệt kê các tình tiết nguyên đơn khẳng định làm cơ sở, và tài liệu nguyên đơn dẫn chứng cho từng tình tiết, kèm trang.
- Yêu cầu AI đánh dấu tình tiết nào nguyên đơn khẳng định mà không dẫn tài liệu nào.
- Đưa tài liệu khách hàng cung cấp vào, yêu cầu AI đối chiếu từng tình tiết với tài liệu của khách: khớp, trái ngược hay không đề cập.
- Trợ lý kiểm toàn bộ kết quả với đơn và tài liệu gốc trước khi chuyển luật sư.
Bước bốn thường cho thông tin giá trị nhất. Một lá đơn trình bày trôi chảy nhưng nhiều tình tiết then chốt không có tài liệu đi kèm là đơn có chỗ hở; ngược lại, tình tiết nào nguyên đơn có tài liệu vững thì phía bị đơn cần cân nhắc kỹ trước khi phủ nhận.
Bảng đối đáp: thừa nhận, phản bác, chưa đủ thông tin
Sau khi tách, luật sư lập bảng đối đáp cho từng tình tiết. Ví dụ giả định trong tranh chấp thanh toán tiền hàng, khách hàng là bên mua bị kiện:
| Tình tiết nguyên đơn nêu | Hướng xử lý | Căn cứ phía bị đơn |
|---|---|---|
| Hai bên ký hợp đồng mua bán ngày… | Thừa nhận | Khách có bản gốc hợp đồng, nội dung khớp |
| Nguyên đơn đã giao đủ hàng đợt ba | Phản bác một phần | Biên bản giao nhận ghi thiếu một số kiện, có chữ ký hai bên |
| Bị đơn chưa thanh toán số tiền… | Phản bác về số tiền | Chứng từ chuyển khoản một khoản chưa được nguyên đơn tính trừ |
| Nguyên đơn đã nhắc nợ nhiều lần | Chưa đủ thông tin | Khách không nhớ đã nhận thư nào; cần kiểm hộp thư công ty |
| Yêu cầu tiền phạt vi phạm theo hợp đồng | Phản bác | Luật sư đánh giá điều khoản phạt và quy định áp dụng |
Cột "chưa đủ thông tin" là cột trung thực nhất và cũng là danh sách việc phải làm ngay với khách. Phủ nhận một tình tiết chỉ vì khách không nhớ, rồi sau đó bên kia đưa ra thư có xác nhận đã nhận, là cách nhanh nhất làm mất lòng tin của Hội đồng xét xử.
Cân nhắc phản tố và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan
Phản tố khi bị đơn cũng có yêu cầu với nguyên đơn. Ví dụ giả định: bên mua bị kiện đòi tiền hàng, nhưng chính bên mua có thiệt hại do hàng lỗi gây ra. Yêu cầu phản tố có điều kiện, thời điểm đưa ra và nghĩa vụ nộp tạm ứng án phí theo quy định riêng, luật sư cần kiểm điều luật hiện hành.
Có người khác liên quan đến vụ việc. Một bên thứ ba như đơn vị vận chuyển, bên bảo lãnh, công ty mẹ có thể có quyền lợi, nghĩa vụ trong vụ việc. Việc đề nghị đưa họ vào tham gia tố tụng là quyết định chiến lược, có thể làm vụ án phức tạp và kéo dài hơn.
AI gợi ý, luật sư quyết. AI có thể liệt kê các hướng phản tố hoặc các bên liên quan có thể có từ tài liệu, nhưng thường đề xuất quá rộng. Mỗi hướng phải được luật sư cân nhắc theo chứng cứ, chi phí, thời gian và mục tiêu của khách.
Khách cần hiểu cái giá của mỗi lựa chọn. Phản tố có thể đổi thế bị động thành chủ động, nhưng cũng mở thêm một mặt trận phải chứng minh. Giải thích rõ cho khách bằng thư ngắn trước khi khách quyết định.
Soạn nháp văn bản ghi ý kiến
Khi bảng đối đáp đã được luật sư chốt, AI soạn nháp khá tốt. Bố cục gợi ý và câu lệnh mẫu:
- Phần mở: thông tin vụ việc theo thông báo thụ lý, tư cách bị đơn, người đại diện nếu có.
- Ý kiến về từng yêu cầu của nguyên đơn, theo đúng thứ tự trong đơn khởi kiện, mỗi yêu cầu nêu rõ thừa nhận, không thừa nhận hay thừa nhận một phần, kèm lý do.
- Ý kiến về tài liệu, chứng cứ nguyên đơn đã nộp: tài liệu nào không phản đối, tài liệu nào có ý kiến về tính xác thực hoặc nội dung.
- Tài liệu, chứng cứ phía bị đơn nộp kèm, theo danh mục đánh số.
- Đề nghị của bị đơn với toà án.
- Câu lệnh mẫu: "Dựa trên bảng đối đáp dưới đây, soạn văn bản ghi ý kiến của Bị đơn B theo đúng thứ tự yêu cầu trong đơn khởi kiện. Với mỗi yêu cầu, nêu rõ hướng xử lý trong bảng, lý do và tài liệu kèm theo theo số danh mục. Câu chữ trung tính, không dùng từ công kích. Không thêm lập luận ngoài bảng."
Câu cuối của câu lệnh, không thêm lập luận ngoài bảng, ngăn AI tự sáng tác các phản bác nghe hợp lý nhưng chưa được luật sư chọn. Thông tin thật của các bên chỉ điền vào bản cuối trên máy văn phòng.
Làm việc với khách trước khi nộp
Khách hàng ở phía bị đơn thường đến văn phòng trong tâm trạng bị bất ngờ và bực bội, kể chuyện theo hướng mình hoàn toàn đúng. Buổi làm việc đầu tiên nên dùng chính bảng tách yêu cầu từ đơn khởi kiện làm khung: đi qua từng tình tiết nguyên đơn nêu, hỏi khách biết gì, có giấy tờ gì, ai khác biết chuyện. Cách hỏi theo khung giúp khách bình tĩnh hơn và giúp luật sư không bỏ sót điểm nào.
Sau khi có bản nháp, khách cần đọc và xác nhận từng điểm thừa nhận và phản bác, vì đó là lời trình bày của chính khách trước toà. Luật sư nên giải thích bằng lời thường những điểm thừa nhận có hệ quả gì, và vì sao một số điều khách muốn phủ nhận lại nên được thừa nhận. AI giúp soạn thư giải thích ngắn gọn cho khách từ bảng đối đáp đã che thông tin, luật sư đọc lại và gửi.
Cuối cùng, ghi lại bằng văn bản nội bộ những chỉ đạo của khách về các lựa chọn quan trọng như có phản tố hay không, có đề nghị đưa bên thứ ba vào hay không. Ghi chép này bảo vệ cả khách lẫn luật sư khi vụ việc kéo dài và người tham gia thay đổi.
Lỗi hay gặp khi để AI soạn văn bản phản hồi
Phủ nhận tất cả. Bản nháp do AI viết theo lập trường bị đơn thường phủ nhận mọi tình tiết, kể cả điều có hợp đồng hai bên ký. Phủ nhận điều hiển nhiên làm yếu những phản bác có giá trị.
Thừa nhận vô tình. Ngược lại, một câu diễn đạt lỏng như "bị đơn có nhận được hàng nhưng chất lượng không đảm bảo" có thể bị hiểu là thừa nhận đã nhận đủ số lượng. Đọc từng câu với câu hỏi: câu này có thể bị trích ra dùng chống lại khách không.
Văn phong công kích. Những câu cáo buộc nguyên đơn gian dối, cố ý lừa đảo khi chưa có chứng cứ không giúp gì cho bị đơn, có thể làm căng thêm quan hệ và cản trở hoà giải sau này.
Dẫn căn cứ chưa kiểm. Bản nháp có thể tự thêm tên văn bản, số điều để tăng sức nặng. Mọi căn cứ pháp lý phải do luật sư kiểm ở bản hiện hành, hoặc xoá khỏi bản nháp.
Trễ hạn vì chờ bản hoàn hảo. Nếu cần thêm thời gian thu thập tài liệu, luật sư xem xét thủ tục theo quy định thay vì để quá hạn. Một văn bản đúng hạn, nêu rõ điểm còn đang thu thập tài liệu, tốt hơn một văn bản hoàn hảo nộp muộn.
Câu hỏi thường gặp
Bị đơn không gửi văn bản ghi ý kiến thì sao?
Toà án vẫn giải quyết vụ án theo thủ tục chung, và bị đơn vẫn có thể trình bày tại các bước tố tụng sau. Tuy vậy, bị đơn mất cơ hội định hình vụ việc từ sớm và có thể bất lợi về chứng cứ; hệ quả cụ thể cần đối chiếu quy định hiện hành.
Có nên thừa nhận những tình tiết rõ ràng có lợi cho nguyên đơn không?
Thường là nên thừa nhận những gì có chứng cứ không thể phản bác, để dồn sức vào điểm thật sự tranh chấp. Tuy nhiên thừa nhận có hệ quả pháp lý, nên luật sư cần cân nhắc từng câu chữ và giải thích cho khách trước.
AI có giúp tìm điểm yếu trong đơn khởi kiện của bên kia không?
Có, đặc biệt ở việc chỉ ra tình tiết không có tài liệu kèm, mâu thuẫn giữa phần trình bày và phần yêu cầu, hoặc sai sót trong cách tính tiền. Đánh giá điểm yếu đó có làm thay đổi kết quả không vẫn là việc của luật sư.
Khách hàng muốn tự viết văn bản ghi ý kiến cho đỡ chi phí thì nên làm gì?
Luật sư có thể giải thích bố cục và những điều cần tránh như phủ nhận tất cả hay công kích bên kia. Nếu khách vẫn muốn tự viết, nên đề nghị khách cho luật sư đọc lại trước khi nộp, vì những gì đã thừa nhận khó rút lại.
Có cần nộp tài liệu kèm theo ngay cùng văn bản ghi ý kiến không?
Nên nộp những tài liệu đã sẵn sàng để chứng minh cho ý kiến của bị đơn. Việc giao nộp chứng cứ có thời hạn và hậu quả theo Bộ luật Tố tụng dân sự, nên cần lập danh mục rõ ràng và lưu bằng chứng đã nộp.
Nên dùng mẫu văn bản ghi ý kiến trên mạng không?
Mẫu chỉ giúp bố cục. Nội dung phải đi theo đúng đơn khởi kiện của vụ việc, từng yêu cầu một. Văn bản chép mẫu thường trả lời chung chung, không bám từng tình tiết, nên ít giá trị khi thẩm phán chuẩn bị xét xử.